Prokurent w spółce – obowiązki i uprawnienia.

Kim jest prokurent w spółce?

Niejednokrotnie sprawdzając wyciąg z KRS znajdziecie Państwo informację, że spółka ustanowiła prokurenta i dowiecie się kto tym prokurentem jest, poznacie jego personalia, a także charakter udzielonej mu prokury.

Dobrze jest zatem wiedzieć kim zatem jest prokurent spółki, jakie ma uprawnienia, jak go powołać i odwołać. O tym właśnie dowiecie się Państwo z niniejszego wpisu.

Warto wstępnie zapamiętać, że prokurent to swego rodzaju pełnomocnik ale o specyficznym zakresie umocowania. Szczegóły opiszę poniżej.

Rola i definicja prokurenta

Definicję legalną prokury znajdziemy w art.  109 ze zn. 1 §  1 kodeksu cywilnego. Zgodnie z niąprokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Zakres umocowania prokurenta jest określony ściśle przez ustawę, a więc inaczej niż jest to w przypadku pełnomocnictwa, gdzie o zakresie umocowania pełnomocnika decyduje sam mocodawca. Jak wyjaśniono w wyroku Sądu Apelacyjnegow Szczeciniez dnia 28 stycznia 2022 r., sygn.akt I AGa 111/21 zakres umocowania prokurenta jest szeroki. Łączy w sobie cechy pełnomocnictwa procesowego
w rozumieniu art. 88 k.p.c. i pełnomocnictwa do czynności pozasądowych, bez względu na to, czy mają one charakter czynności zwykłego zarządu, czy przekraczają ten zakres. Rola prokurenta w spółce jest zatem bardzo duża.

Prokurent a zarząd spółki

Prokurent w spółkach kapitałowych to, tak jak zarząd, reprezentant spółki ale nie jest on członkiem zarządu. W ramach zakresu swojego umocowania reprezentuje spółkę na zewnątrz ale jest powoływany i odwoływany przez zarząd więc najkrócej mówiąc – prokurent ma zdecydowanie słabszą pozycję niż członek zarządu. Tym niemniej czynności takie jak podpisywanie umów w imieniu spółki chociażby leżą zarówno w gestii zarządu jak i prokurenta spółki.

Rodzaje prokury

Jest kilka rodzajów prokury, przede wszystkim te dwa podstawowe – łączna i samoistna, które niżej scharakteryzuję. Możemy jednak spotkać także prokurę oddziałową. Art. 109 ze zn. 5 kodeksu cywilnego wyraźnie bowiem stanowi, iż prokurę można ograniczyć do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa. Jest ona jednak rzadko spotykana w praktyce.

Prokura jednoosobowa

Prokurę tą nazywa się także syngularną, a częściej samoistną. Jej istotą jest udzielenie umocowania do jednoosobowego działania przez prokurenta. Oznacza to, że sam prokurent, bez konieczności współdziałania z zarządem może podejmować czynności sądowe i pozasądowe, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Prokura łączna

Istotą prokury łącznej jest to, że może być udzielona kilku osobom łącznie. W przypadku tego rodzaju prokury do ważnego i skutecznego dokonywania czynności objętych prokurą konieczne było współdziałanie przynajmniej dwóch prokurentów. Bardzo często w praktyce mamy do czynienia
z prokurą mieszaną tj. taką, w której spółkę reprezentuje prokurent łącznie z członkiem organu lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentacji.

Jakie obowiązki ma prokurent w spółce?

Jak już wyjaśniłam prokura jest rodzajem pełnomocnictwa, a zatem podstawowym obowiązkiem prokurenta jest przekazywanie na zewnątrz woli spółki i reprezentowanie tejże spółki w stosunkach prawnych z podmiotami trzecimi. Oznacza to, że prokurent może zawierać umowy w imieniu spółki, aneksować je i wypowiadać. Ale jego rolą jest też odbieranie oświadczeń od kontrahentów spółki. Złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu umowy przez kontrahenta wobec prokurenta będzie dla spółki skuteczne. Ogólnie można przyjąć, że obowiązkiem prokurenta jest dbałość o sprawy spółki, którą reprezentuje.

Reprezentacja spółki i pełnomocnictwo

Po raz kolejny powtórzę, że prokurent reprezentuje spółkę na zewnątrz. Reprezentuje spółkę także w postępowaniach sądowych czy administracyjnych. Co jednak dość istotne, może on też udzielić pełnomocnictwa procesowego innej osobie.

Podpisywanie umów i negocjacje

Prokurent ma prawo podpisać w imieniu spółki umowy, co do tego myślę nikt z Państwa nie ma wątpliwości, ale  trzeba mieć świadomość, że czynności podejmowane przez prokurenta wywołują bezpośrednie skutki dla podmiotu, który udzielił prokury czyli dla spółki. To nie prokurent zatem ponosi konsekwencje niekorzystnej umowy jaką wynegocjował, to spółka będzie musiała ponieść tego konsekwencje. Prokurent podobnie jak zarząd ma swobodę negocjowania warunków umów. Warunki współpracy ustalone z prokurentem nie są mniej istotne niż gdyby ustalone zostały z członkiem zarządu. Dodam także, iż prokury nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich.

Kontrola podwładnych i dbanie o interesy spółki

Trzeba mieć na uwadze, że prokurent może odpowiadać za swoje własne działania lub zaniechania wobec spółki. Jeżeli podejmie działania bądź zaniecha ich podjęcia i spowoduje szkodę w majątku spółki może być zmuszony do zapłaty odszkodowania. Już samo to zatem wymusza niejako na prokurencie dbałość o dobro spółki, o to aby jej interesy były jak najlepiej zabezpieczone.

Prokurent jest osobą uprawnioną do reprezentowania spółki jako pracodawcy w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy. Oznacza to, że ma nie tylko prawo wydawać pracownikom polecenia ale też kontrolować ich należyte wykonanie. 

Jakie są ograniczenia prokurenta?

Największym ograniczeniem prokurenta jest to, że nie może on dokonać samodzielnie pewnych czynności. Mianowicie, do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, oraz do zbywania i obciążania nieruchomości jest wymagane pełnomocnictwo do poszczególnej czynności. Wynika to z brzmienia art. 109 ze zn. 3 Kodeksu cywilnego. Tym niemniej jednak nie ma zastosowania do prokurenta działającego z członkiem zarządu w ramach reprezentacji łącznej spółki kapitałowej (zob. wyrok SN z 19.04.2023 r., II CSKP 1897/22).

Czego prokurent nie może zrobić?

Jak wyżej wspomniałam z zakresu kompetencji prokurenta ustawodawca wyłączył np. takie czynności jak przeniesienie lub zobowiązanie się do przeniesienia własności lub prawa wieczystego użytkowania nieruchomości tytułem sprzedaży, zamiany, darowizny, wniesienia tytułem wkładu do spółki lub spółdzielni, a także przewłaszczenia na zabezpieczenie. Ponadto prokurent nie może dokonać sprzedaży, zamiany, darowizny, jak również do wniesienia przedsiębiorstwa tytułem aportu do spółki bądź tytułem wkładu do spółdzielni.

Ograniczenia w decyzjach prawnych

Poza wspominanymi ograniczeniami prokurenta będą też takie, które wynikają z przepisów szczególnych, w szczególności Kodeksu spółek handlowych. I tak np. prokurent nie ma prawa zwołać zgromadzenia wspólników czy też zarejestrować spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Ograniczenia te wynikają ponadto z faktu udzielenia jedynie prokury oddziałowej czy łącznej.

Odpowiedzialność prokurenta

Najczęściej poruszaną kwestią z punktu widzenia osoby, która ma podjąć się pełnienia funkcji prokurenta w spółce jest jej odpowiedzialność. Od razu zatem podkreślę, że nie jest ona taka jak ma to miejsce w przypadku odpowiedzialności członka zarządu spółki z o.o. czy odpowiedzialności wspólnika spółki jawnej.

Odpowiedzialność prawna i karna

Zacznijmy od tego, że nie ma odpowiednika art. 299 KSH w odniesieniu do prokurenta, co niewątpliwie jest dobrą wiadomością. Oczywiście nie oznacza to, że jeżeli prokurent wyrządzi spółce szkodę ze swojej winy nie poniesie odpowiedzialności. Może ponieść odpowiedzialność za przekroczenie uprawnień bądź złamanie zakazu konkurencji.

Skupiając się jednak na pozytywach chciałabym wskazać, iż że w orzecznictwie wyrażono pogląd, iż prokurent spółki jawnej jest uprawniony, a nie zobowiązany do zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki i nie dotyczą go konsekwencje, o których mowa w art. 373 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe i naprawcze (tak Sąd Najwyższy w postanowieniu z dna 15 marca 2013 r., V CSK 177/12). Poza tym prokurent samoistny spółki, inaczej niż zarząd, nie odpowiada za jej zaległości podatkowe.

Konsekwencje prawne decyzji prokurenta

Prokurent jak najbardziej może ponosić odpowiedzialność karną jeżeli pełniąc funkcję w spółce dopuści się popełnienia czynu karalnego. Do zakresu obowiązków prokurenta należą również działania polegające na zajmowaniu się sprawami należącymi do sfery majątkowej lub gospodarczej, w tym w rozumieniu przepisu art. 296 kodeksu karnego. Z tego też względu prokurenci często ponoszą odpowiedzialność za niegospodarność. Tym samym prokurent za nadużycie udzielonych mu uprawnień lub niedopełnienie ciążącego na nim obowiązku, jeżeli wyrządza spółce znaczną szkodę majątkową, może podlegać karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Jak zostać prokurentem?

Czynność ustanowienia prokury składa się tak naprawdę z decyzji o ustanowieniu prokury co do zasady oraz powołania prokurenta – jako wyrażeniu decyzji co do osoby, wobec której ustanawia się prokurę. Oznacza to najkrócej mówiąc, że ustanawia się prokurę, ale powołuje się prokurenta. Na przykładzie spółki jawnej wyjaśnię, że ustanowienie prokury wymaga zgody wszystkich wspólników mających prawo prowadzenia spraw spółki zaś w przypadku spółki kapitałowej powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu.

Proces powołania i rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym

Po tym jak wspólnicy bądź zarząd powołają daną osobę na prokurenta należy ujawnić ten fakt w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wynika to z faktu, że prokura jest jawna. Warto jednak wiedzieć, iż wpis do rejestru ma jedynie charakter deklaratoryjny. Co to oznacza? Otóż to, że prokura jest ważna, mimo iż nie została wpisana do rejestru sądowego. Wpis do rejestru ma jednak istotne znaczenie z punktu widzenia pewności i bezpieczeństwa obrotu prawnego więc nie można tego pomijać.

Wymagania prawne i formalne

Aby doszło do skutecznego powołania prokurenta taką wolę musi wyrazić spółka tj. wspólnicy bądź reprezentujący spółkę zarząd w formie stosownej uchwały. Z kolei prokurent musi wyrazić zgodę na powołanie. To bardzo ważne bo do KRS składamy nie tylko uchwałę ale także wspomnianą zgodę prokurenta. Dodatkowym wymogiem formalnym, ale wymaganym jedynie w określonych sytuacjach, jest też sporządzenie dokumentu w formie pisemnej, w którym nastąpi udzielenie danej osoby prokury. Wymóg ten nie będzie miał zastosowania w spółce z jednoosobowym zarządem.

Jak odwołać prokurenta?

Prokurenta można w każdym czasie odwołać. Nie ma w tym zakresie ograniczeń. Prokurent nie jest też, jak np. zarząd, powoływany na określoną kadencję. A o tym jak można odwołać prokurenta z pełnioną funkcji napiszę Państwu poniżej na przykładzie spółek kapitałowych.

Procedura odwołania przez zarząd spółki

Wybiorę za przykład najpopularniejszą spółkę kapitałową czyli spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.I tak, zgodnie z art. 208 §  7 KSH odwołać prokurę może każdy członek zarządu. Reguła ta obowiązuje wówczas gdy umowa spółki nie przewiduje odmiennych zasad. Załóżmy, że mamy do czynienia z tradycyjnym modelem, wówczas nie ma potrzeby podejmowania uchwały o odwołaniu prokurenta. Oczywiście taką decyzję należy jednak prokurentowi zakomunikować. Odwołanie prokurenta staje się skuteczne z chwilą doręczenia tego pisma prokurentowi. Można w piśmie oznaczyć także termin późniejszy. Następnie winno się prokurenta wykreślić z KRS.

Konsekwencje odwołania dla spółki

Z chwilą odwołania prokurent przestaje być reprezentantem spółki, a zatem nie może już jej reprezentować. Oczywiście nie niweczy to wcześniej zawartych umów czy porozumień oraz nie wpływa na ważność i skuteczność pozostałych czynności prawnych.