Podatki w branży IT w Polsce – etat czy B2B?

Niniejszy wpis dedykowany jest osobom z sektora IT. Można będzie się z niego dowiedzieć jak wygląda opodatkowanie w przypadku zatrudnienia na etacie, a jak przedstawia się ono w przypadku świadczenia usług informatycznych na zasadach B2B.

Jak wygląda opodatkowanie pracy w IT na etacie?

Zacznę od wyjaśnienia jak w świetle polskiego prawa podatkowego jest opodatkowane wynagrodzenie informatyka zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Poza kwestiami samego opodatkowania poruszę także ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Skala podatkowa – progi, stawki i kwota wolna

W przypadku osiągania przychodów z umowy o pracę możliwa jest tylko jedna forma opodatkowania tj. skala podatkowa. Mamy obecnie dwa progi podatkowe 12 i 32 %. Zgodnie z art. 27 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatek do kwoty 120.000 zł dochodu rocznie wynosi 12% minus kwota zmniejszająca podatek 3.600 zł, zaś jeżeli podstawa opodatkowania przekroczy 120.000 zł wynosi on 10.800 zł + 32% nadwyżki ponad 120.000 zł.

Kwota wolna od podatku wynosi obecnie 30.000 zł.

Składki ZUS i zdrowotne pracownika oraz pracodawcy

Składki na ubezpieczenie społeczne płacą zarówno pracownik, jak i pracodawca.

Precyzyjnie, są to składki emerytalna, płacona w wysokości 9,76 % przez obie strony stosunku pracy. Stawkę rentową płaci pracodawca w wysokości 6,5 % wynagrodzenia i pracownik w wysokości 1,5 %. Składka chorobowa w wysokości 2,45 % finansowana jest w całości przez pracownika, zaś składka wypadkowa przez pracodawcę – ta ostatnia zależy od branży, a jej wysokość może wynieść maksymalnie 3.33%. Dodatkowo w różnicy pomiędzy wynagrodzeniem brutto a netto pracownika zobaczymy także 9% składkę zdrowotną.

Koszty uzyskania przychodu przy umowie o pracę

Pracownicy mają prawo do potrącania ryczałtowych kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy:

• wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku pracy,
• nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego, stosunku pracy,
• wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
• nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Istnieje możliwość potrącenia kosztów w wysokości 50%, jeżeli praca ma charakter twórczy. Dotyczy to w zasadzie informatyków będącymi twórcami programów komputerowych i gier komputerowych.

Jak opodatkowana jest działalność gospodarcza (B2B)?

W niniejszym rozdziale skupię się na opodatkowaniu przychodów podatników z sektora IT prowadzących działalność gospodarczą. Tutaj możliwości jest więcej.

Opodatkowanie na zasadach ogólnych – dla kogo się opłaca?

Zacznijmy od skali podatkowej bo tę właściwie już częściowo omówiłam wyjaśniając Państwu opodatkowanie wynagrodzenia za pracę. Opodatkowaniu podlega dochód czyli przychód pomniejszony o koszty uzyskania przychodu, które tym razem nie mają zryczałtowanego charakteru jak u pracownika. Do kosztów tych możemy zaliczyć te wydatki, które służą osiąganiu przychodów bądź zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów i nie zostały przez ustawę z tych kosztów wyłączone. Podobnie jak w przypadku wynagrodzeń mówimy o dwóch stawkach podatkowych 12 i 32 %. Ta forma opodatkowania będzie dobra dla informatyków, których dochody nie przekraczają kwoty 120.000 zł rocznie albo np. chcą się rozliczyć z małżonkiem, którego dochody nie są specjalnie wysokie.

Podatek liniowy 19% – zasady i ograniczenia

Podatek liniowy jest dobrym wyborem dla tych informatyków, którzy zarabiają więcej niż 120.000 zł rocznie, a jednocześnie mają też duże koszty prowadzonej działalności. Opodatkowaniu podlega bowiem dochód czyli przychód po odliczeniu kosztów uzyskania przychodów. Stawka podatku się nie zmienia. Niezależnie zatem czy podatnik zarobi w roku 200.000 zł czy 800.000 zł zapłaci stałą 19 % stawkę podatku.

Wybór podatku liniowego jest wskazany przy dużych dochodach. Jedyne ograniczenie w dostępności podatku liniowego dotyczy sytuacji wykonywania usług na rzecz obecnego lub dotychczasowego pracodawcy.

Podatnik, który chce wybrać opodatkowanie dochodów z działalności gospodarczej podatkiem liniowym, musi złożyć Naczelnikowi Urzędu Skarbowego pisemne oświadczenie o dokonaniu tego wyboru:

• w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyska pierwszy przychód z działalności gospodarczej w danym roku,
• do końca roku, gdy pierwszy przychód uzyskasz w grudniu danego roku – w przypadku rozpoczynania działalności.

Podatnik opodatkowany podatkiem liniowym nie skorzysta jednak z kwoty wolnej, rozliczenia z małżonkiem  czy ulgi na dziecko.

Ryczałt dla programistów – 12% i 8,5%

Od 2022 r. usługi informatyczne, w zależności od ich charakteru, mogą podlegać opodatkowaniu ryczałtem według jednej z dwóch stawek – 12% lub 8,5%. Na potrzeby opodatkowania ryczałtem programistów poszczególne rodzaje usług są definiowane na podstawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU).

Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2b lit. b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, 12% stawka ryczałtu ma zastosowanie m.in. do usług:

• związanych z doradztwem w zakresie sprzętu komputerowego (PKWiU 62.02.10.0),
• związanych z oprogramowaniem (PKWiU ex 62.01.1),
• objętych grupowaniem „Oryginały oprogramowania komputerowego” (PKWiU 62.01.2),
• związanych z doradztwem w zakresie oprogramowania (PKWiU ex 62.02),
• w zakresie instalowania oprogramowania (PKWiU ex 62.09.20.0),
• związanych z zarządzaniem siecią i systemami informatycznymi (PKWiU 62.03.1).

Stawka 8,5% natomiast dotyczy przychodów z działalności informatycznej, dla których ustawodawca nie przewidział innej stawki w przepisach.

Właściwą stawkę ryczałtu należy każdorazowo dobrać do okoliczności danego przypadku, najlepiej w tym celu skorzystać z usług doradcy podatkowego.

Składki ZUS i zdrowotne na JDG – ile wynoszą w 2025 roku?

Składki ZUS zależą od tego czy korzystamy z jakiegoś preferencyjnego ich rozliczania czy też nie, zaś składki zdrowotne zależne są od wybranej metody opodatkowania. Dla skali podatkowej wynoszą 9 % dochodu, dla podatników opodatkowanych podatkiem liniowym jest to 4,9%, zaś w przypadku programistów opodatkowanych ryczałtem wszystko zależy od osiąganych przychodów. Poniższa tabela wskazuje aktualną wartość składki zdrowotnej:

Składki na ubezpieczenie społeczne dla ubezpieczonych niekorzystających z ulg typu „mały ZUS” wynoszą w 2025 r.:

• 1.015,78 zł  /19,52%/ – na ubezpieczenie emerytalne,
• 416,30 zł  /8%/ – na ubezpieczenia rentowe,
• 127,49 zł  /2,45%/ – na ubezpieczenie chorobowe.

Ulgi i preferencje podatkowe dla branży IT

Wskazać należy, iż ustawodawca przewidział także pewne ulgi dla przedsiębiorców z sektora IT zarówno w zakresie podatków, jak i składek na ubezpieczenie społeczne. O nich będzie mowa poniżej.

IP Box – kiedy można zastosować stawkę 5%?

Ulga IP Box jest rozwiązaniem dla podatników prowadzących działalność badawczo-rozwojową, osiągających dochody z kwalifikowanych IP, do których zalicza się np. autorskie prawo do programu komputerowego. Regulacje dotyczące tzw. IP-BOX są określone w przepisach art. 30ca ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podatek od osiągniętego przez podatnika korzystającego z tej ulgi wynosi 5% podstawy opodatkowania, a więc jest bardzo atrakcyjny.

Polscy podatnicy mają możliwość stosowania IP Box wyłącznie pod warunkiem i tylko w takim zakresie, w jakim określone prawa własności intelektualnej zostały wytworzone, rozwinięte lub ulepszone, w całości lub choćby w pewnej części, przez tych właśnie podatników. Z interpretacji Dyrektora KIS wynika, że praca programistów polegająca na wytwarzaniu i ulepszania oprogramowania ma charakter tak rozumianej działalności badawczo-rozwojowej (tak np.  interpretacje indywidualne z 22.10.2019 r., 0115-KDIT2-1.4011.337.2019.3.MST). Aby korzystać z ulgi informatycy muszą dodatkowo muszą też spełnić szereg wymogów księgowych w celu wyodrębnienia dochodów opodatkowanych w ramach tej ulgi.

Ulga na start i preferencyjny ZUS dla nowych firm

Niejednokrotnie osoby z branży IT mogą skorzystać z udogodnień w zakresie opłacania składek na ubezpieczenie społeczne. Ci, który nie prowadzili wcześniej działalności albo nie prowadzili jej w ciągu ostatnich 5 lat i nie wykonują w ramach tej działalności usług na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywali w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej, mogą przez 6 pierwszych miesięcy prowadzenia działalności nie płacić składek na ubezpieczenie społeczne. Preferencja ta wynika z ustawy Prawo przedsiębiorców i jest nazywana ulgą na start.

Ponadto, po spełnieniu warunków, o których mowa wyżej, mogą one przez 24 pierwsze miesiące prowadzenia działalności płacić niższy ZUS. Składki na ubezpieczenia społeczne takich osób wynoszą w 2025 r. tylko:

• 273,24 zł  /19,52%/ – na ubezpieczenie emerytalne,
• 111,98 zł  /8%/ – na ubezpieczenia rentowe,
• 34,30 zł  /2,45%/ – na ubezpieczenie chorobowe.

Dlaczego ulga dla klasy średniej już nie obowiązuje?

Ulga ta została wprowadzona tzw. polskim ładem, który zmienił dla przedsiębiorców system podatkowy w sposób bardzo niekorzystny. Ulga ta istniała w systemie podatkowym tylko przez pół roku i po tym czasie ustawodawca zdecydował się na jej likwidację ustawą z dnia 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw. Ustawa ta była określana jako Polski Ład 2.0.  

Ulga dla klasy średniej była bowiem bardzo skomplikowana i jej faktyczne stosowanie mogło być dla wielu podatników niestety złym rozwiązaniem. Nie była to zbyt udana instytucja i dobrze, że została usunięta z systemu polskiego prawa.

Etat vs. B2B – porównanie obciążeń i zarobków netto

Po omówieniu sposobów opodatkowania w przypadku zatrudnienia na etacie oraz świadczenia usług na zasadach B2B naturalną koleją rzeczy wydaje się być porównanie na przykładzie opłacalności zakładania działalności gospodarczej.

Przykładowe wyliczenia dla 10 000 zł, 20 000 zł i 30 000 zł

Przyjmę do wyliczeń dla kwoty 10.000 zł opodatkowanie przedsiębiorcy skalą podatkową, dla 20.000 zł ryczałt i stawkę 12%, a dla kwoty 30.000 zł podatek liniowy. W każdym przypadku zakładam, że informatyk płaci już pełne składki ZUS i liczę wynagrodzenie w skali miesiąca a nie skali roku więc nie uwzględniam wejścia w drugi próg podatkowy ani też kwoty wolnej. Tak będzie się przedstawiało porównanie etatu i B2B:

Wynagrodzenie brutto: 10 000,00 zł

Kwota zmniejszająca podatek: 300,00 zł

Składki ZUS: 1 371,00 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 776,61 zł

Koszty uzyskania przychodu: 0,00 zł

Podstawa obliczenia zaliczki: 8 629,00 zł

Zaliczka na podatek (12%): 735,48 zł

Zaliczka do urzędu skarbowego: 735,00 zł

Do wypłaty: 7 117,39 zł

Na B2B składki na ubezpieczenie wyniosą 1 646.47 zł miesięcznie,  podatek 1 002.00 zł, a składka zdrowotna 381,78 zł  w pierwszym miesiącu i 751,82 zł.

Wynagrodzenie brutto: 20 000,00 zł

Kwota zmniejszająca podatek: 300,00 zł

Składki ZUS: 2 742,00 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 1 553,22 zł

Koszty uzyskania przychodu: 0,00 zł

Podstawa obliczenia zaliczki: 17 258,00 zł

Zaliczka na podatek (12%): 1 770,96 zł

Zaliczka do urzędu skarbowego: 1 771,00 zł

Do wypłaty: 13 933,78 zł

Stawka podatku ryczałtowego wyniosłaby 2.400 zł, składki na ubezpieczenie społeczne 1 646.47 zł, składka zdrowotna to 461.66 zł.

Wynagrodzenie brutto: 30 000,00 zł

Kwota zmniejszająca podatek: 300,00 zł

Składki ZUS: 4 113,00 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%): 2 329,83 zł

Koszty uzyskania przychodu: 0,00 zł

Podstawa obliczenia zaliczki: 25 887,00 zł

Zaliczka na podatek (12%): 2 806,44 zł

Zaliczka do urzędu skarbowego: 2 806,00 zł

Do wypłaty: 20 751,17 zł

Podatek liniowy – 5700 zł, składki ZUS 1 646.47 zł, a składka zdrowotna poczynając od drugiego miesiąca roku 1 389.32 zł.

Która forma zatrudnienia jest bardziej opłacalna?

Trudno o jednoznaczną odpowiedź bo to zależny od wysokości przychodów, od tego ile przedsiębiorca ma kosztów prowadzenia działalności czy koszty te są niewielkie czy też często się szkoli, wynajmuje siedzibę, często dojeżdża do klienta itd. Na pewno przy wyższych zarobkach dla składki ZUS płacone w przypadku etatu będą wyższe niż będzie to miało miejsce w przypadku działalności gospodarczej. Podobnie będzie z podatkami w sytuacji gdy wynagrodzenie pracownika przewyższa kwotę 120.000 zł rocznie co wiąże się z 32 % stawką podatku dochodowego.

Różnice w prawach i obowiązkach (urlop, L4, księgowość)

Porównując etat i B2B trzeba wziąć pod uwagę jednak wiele innych czynników jak chociażby fakt, że umowa o pracę jest regulowana przepisami ustawy Kodeksu pracy, który gwarantuje pracownikom szereg uprawnień jak chociażby urlop, wynagrodzenie za nadgodziny, przerwę 15 minutową w pracy, zwolnienie z pracy z powodu siły wyższej itd. W umowach B2B wprowadza się co prawda płatne przerwy w pracy odpowiadające instytucji urlopu ale zapisy umowne nie dają takiej ochrony.

Drugą kwestią jest to, że w przypadku umowy o pracę to pracodawca jest płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy czy składek ZUS i zdrowotnych, w przypadku działalności gospodarczej robimy to my sami, musimy prowadzić księgowość, najczęściej za pośrednictwem biura rachunkowego co wiąże się z koniecznością ponoszenia określonych kosztów.

Kolejna różnica jest taka, że w przypadku choroby będąc pracownikiem otrzymujemy za pierwsze 33 dni choroby wynagrodzenie od pracodawcy. Z kolei warunkiem uzyskania świadczeń
z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą jest przystąpienie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.  U pracownika to ubezpieczenie jest obowiązkowe.

Inne są też terminy pozostawania w ubezpieczeniu aby otrzymać w ogóle zasiłek chorobowy. Pracownik otrzyma zasiłek już po przepracowaniu 30 dni, zaś przedsiębiorca dopiero po okresie 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego.

Kiedy warto przejść na B2B zamiast pracować na etacie?

Na koniec chcę Państwu wskazać kiedy, co do zasady, opłaca się świadczyć usługi na zasadach B2B, a kiedy lepszy będzie etat. Oczywiście wyjaśnię to w oderwaniu od konkretnego przypadku więc proszę podejść do tego z pewną dozą ostrożności bo zawsze trzeba uwzględnić wiele czynników i na ich podstawie dopiero podjąć decyzję.

Granica opłacalności – od jakiego dochodu B2B się opłaca?

Co do zasady opłacalne będzie prowadzenie działalności gospodarczej przy dochodzie rocznym przekraczającym 120.000 zł rocznie po to aby uniknąć 32 % stawki podatku dochodowego. Podatek liniowy bądź ryczałt niezależnie od stawki (12 czy 8,5%) będzie nam się lepiej opłacał. Ale nie znaczy to, że przekroczenie tej kwoty zawsze będzie powodować opłacalność działalności gospodarczej opodatkowanej podatkiem liniowym bądź ryczałtem bo wówczas nie można skorzystać z określonych ulg.

Czynniki pozapodatkowe – stabilność i bezpieczeństwo zatrudnienia

Poza finansami ważne są także inne aspekty jak chociażby trwałość danej umowy. Zatrudnienie na etacie jest na pewno bezpieczniejsze bo pracodawca aby z nami rozwiązać umowę musi mieć obiektywny powód. Jeżeli przyczyna wypowiedzenia nam umowy o pracę będzie nierealna sąd może nas przywrócić do pracy, w przypadku B2B taka możliwość nie istnieje.

W przypadku etatu mamy sztywne okresy wypowiedzenia, które gwarantują nam dochód jeszcze przez jakiś czas, umowę z przedsiębiorcą można rozwiązać z dnia na dzień.

Co wybrać – praktyczne wskazówki dla specjalistów IT

Zasugerowałabym mieć na względzie nie tylko wskaźniki finansowe choć te są bardzo ważne ale też spojrzeć w przyszłość. Jeżeli planujemy rodzinę czy stan naszego zdrowia powoduje, że możemy przez jakiś czas być niezdolni do pracy pewnie lepszym wyborem będzie etat. Jeżeli jednak chcemy świadczyć usługi na rzez więcej niż jednej firmy winniśmy rozważyć działalność gospodarczą. Ta będzie dobrym rozwiązaniem wówczas gdy chcemy budować własną markę, na etacie będziemy w tym względzie raczej mocno ograniczeni. W każdym jednak przypadku kierujmy się oceną własnych potrzeb, a nie sugestiami, że zawsze jest lepszy etat bądź zawsze B2B jest dla nas bardziej opłacalne.

Podsumowanie – jak zoptymalizować podatki w branży IT?

W pierwszej kolejności, w przypadku działalności gospodarczej, należy właściwie wybrać formę opodatkowania pomiędzy skalą podatkową, podatkiem liniowym a ryczałtem. Następnie, jeżeli jesteśmy programistami, rozważyć czy jesteśmy uprawnieni do stosowanie ulgi IP BOX co pozwoli nam płacić podatek według stawki 5%.

W dalszej kolejności możemy zastanowić się nad wyborem rozliczenia miesięcznego bądź kwartalnego i sprawdzić co może jeszcze stanowić koszt w prowadzonej przez nas działalności.

Czasem dobrą drogą będzie też wybór właściwej formy organizacyjnej, w której działalności prowadzimy. Nikt bowiem nie przesądza, że informatyk musi prowadzić JDG, być może korzystniejsza okaże się np. spółka.

Wszystkie powyższe kwestie będą się finalnie przekładać na płacony podatek więc warto się nad tym dobrze zastanowić.