Rynek pracy dość dynamicznie zmienia się od wielu lat wraz z rozwojem polskiej gospodarki. Dlatego też polscy pracodawcy prześcigają się w pomysłach na pozyskanie i utrzymanie pracowników. Jednym z tego rodzaju działań jest zagwarantowanie im szeregu benefitów. O tym co nimi może być i jakie są tego podatkowe konsekwencje dowiecie się Państwo po przeczytaniu niniejszego wpisu.
W pierwszym rzędzie konieczne wydaje się wyjaśnienie czym są w ogóle benefity, czemu służą i jakie przynoszą efekty w relacjach pracodawca – pracownik. O tym szczegółowo poniżej.
Benefity pozapłacowe nie mają swojej definicji legalnej w przepisach prawa. Pod ich pojęciem rozumiane są jednakże dodatkowe świadczenia pozapłacowe. Są one sposobem na wzbogacenie pakietów wynagrodzeń pracowników i kadry zarządzającej, elementem motywowania i premiowania zaangażowania pracowników, budowania ich lojalności, a także przyciągania nowych pracowników.
Największą korzyścią dla pracodawcy jest motywowanie pracowników, wynagradzanie tych najbardziej zaangażowanych i budowa ich lojalności wobec firmy. Z kolei dla pracowników benefity są elementem poprawny warunków płacowych i zwiększają ich zadowolenie z wykonywanej pracy.
Choć benefity pracownicze są dziś standardowym dodatkiem do pensji oferowanym przez większość firm, niezależnie od wielkości i branży to jednak ich przyznawanie oraz rodzaj wpływają na kreowanie wizerunku pracodawcy. Z pewnością ten z pracodawców, który je oferuje rodzi wśród własnych pracowników, jak i tych potencjalnych swoiste przekonanie, że firma dba o personel, o jego zadowolenie oraz warunki pracy i płacy w ogólności. Na pewno te firmy będą wypadać lepiej w porównaniu z firmami, które gwarantują jedynie podstawowe wynagrodzenie. Z pewnością benefity mają też przełożenie na większą stabilność zatrudnienia w firmach. Te z firm, które je przyznają notują mniejszy odsetek odejść z pracy.
Ponieważ prawo nie definiuje wprost samych benefitów, nie ogranicza też w sposób szczególny rodzajów dodatkowych korzyści przyznawanych pracownikom. Tym samym pracownikom można przyznawać benefity o charakterze materialnym ale też niematerialnym.
Wśród benefitów o charakterze finansowym na pewno dominują wszelkiego rodzaju premie, nie tylko za efekty pracy ale też za niekorzystanie ze zwolnień lekarskich chociażby. Przez premię w rozumieniu prawa pracy należy rozumieć zmienny, fakultatywny składnik wynagrodzenia, zazwyczaj wypłacany w formie pieniężnej, to za co ją można przyznać wynika z polityki pracodawcy. Innym bardzo częstym benefitem jest dofinansowanie do szkoleń, siłowni czy karnetu na basen. Wśród moich klientów obserwuję także pomysły na przyznawanie pracownikom bonów na posiłki, przy czym nie mam na myśli posiłków profilaktycznych.
Jako benefity rzeczowe możemy wskazać np. bilety komunikacyjne, paczki świąteczne, które są w wielu miejscach bardzo popularne ale zdarzają się także prezenty na okoliczności takie jak urodziny czy po prostu określony staż pracy w firmie. W tym miejscu mogę wymienić również vouchery lub zniżki na wybrane produkty, w tym także sprzęt np. sportowy lub usługi firmy.
Coraz częściej zdarzają się też nieoczywiste benefity, jak bezpłatne konsultacje z psychologiem czy prawnikiem, możliwość przychodzenia do pracy z własnym zwierzęciem, możliwość pracy w domu czy też możliwość wyjścia w czasie pracy po to aby załatwić sprawy prywatne. Cała gama szkoleń jaką oferują pracodawcy to już w zasadzie codzienność.
Jednym z ważnych aspektów wszelkiego rodzaju benefitów jest ich opodatkowanie. Może być bowiem tak, że niektóre z nich będę rozumiane jako przychód podatkowy pracownika, inne zaś nie. Warto więc wiedzieć jakie skutki świadczenia pozapłacowe niosą dla pracowników i dla pracodawców.
Generalna reguła wynikająca z art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest taka, że wartość nieodpłatnych świadczeń uzyskiwanych przez pracownika od pracodawcy stanowi przychód ze stosunku pracy – podobnie jak wynagrodzenie zasadnicze czy inne składniki wynagrodzenia. Brak jednak definicji nieodpłatnych świadczeń co często rodzi wiele wątpliwości interpretacyjnych. Na tym tle wydano już mnóstwo wyroków i interpretacji podatkowych ale przywołam najważniejszy tj. wyrok Trybunału Konstytucyjnego w sprawie K 7/13. W jego treści Trybunał wyjaśnił, że aby można było mówić o „nieodpłatnym świadczeniu” stanowiącym przychód podatkowy muszą być spełnione następujące kryteria:
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje w tym względzie wiele zwolnień. Ja wymienię tylko najpopularniejsze z nich:
Jeżeli nieodpłatne świadczenie dokonane przez pracodawcę na rzecz pracownika podlega opodatkowaniu i nie jest zwolnione z podatku PIT, to wartość tego świadczenia podlega opodatkowaniu na takich zasadach, jak wynagrodzenie zasadnicze ze stosunku pracy. Oznacza to, że jego wartość powinna być uwzględniona na formularzu PIT-11 wystawianym pracownikowi przez pracodawcę. A contrario, jeżeli natomiast nieodpłatne świadczenie nie generuje przychodu u pracownika (w świetle kryteriów zaproponowanych przez TK), to wartości takiego świadczenia w ogóle nie należy ujmować w deklaracji podatkowej.
Jeżeli zaś chodzi o składki ZUS to generalną zasadą wynikającą z art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawą wymiaru składek jest przychód w rozumieniu podatkowym. Innymi słowy, benefity pracownicze są zaliczane do przychodów ze stosunku pracy i – co do zasady – podlegają składkom ale nie należy zapominać o istnieniu rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z jego treści wynika np., iż benefity pracownicze, które wynikają z regulaminów wynagrodzenia lub przepisów o wynagrodzeniu, które polegają m.in. na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych usług, nie stanowią podstawy wymiaru składek.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, w skrócie ZFŚS stanowi równowartość wydzielonych środków dla sfinansowania potrzeb socjalnych pracowników. Działa on w oparciu o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, a szczegóły przedstawię Państwu poniżej.
ZFŚS tworzą pracodawcy:
Fundusz to najogólniej mówiąc pewna pula środków, z których pracodawca finansuje potrzeby socjalne swoich pracowników i ich rodzin.
Kierując się zapisami art. 1 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych środki funduszu są przeznaczane na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Powyższe wyliczenie ma charakter zamknięty, a zatem inne rzeczy, niemieszczące się w powyższej definicji, nie mogą być finansowane ze środków funduszu. Rodzaje prowadzonej działalności w ramach funduszu określa regulamin ZFŚS.
Wspomniana wyżej ustawa stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat powinno zostać uwarunkowane sytuacją życiową, rodzinną i materialną uprawnionego.
Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z tego funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym w porozumieniu ze związkami zawodowymi. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Najczęściej pracodawcy decydują się na kryteria materialne.
Ze zwolnienia w PIT mogą korzystać np. dofinansowania wycieczki:
Z kolei zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:
Karty podarunkowe dla pracowników niestety będą generowały przychód w podatku dochodowym i często obowiązek zapłaty składek ubezpieczeniowych. Poniżej przedstawię Państwu to zagadnienie trochę szerzej.
Karty podarunkowe są świadczeniem nieodpłatnym. W dodatku pracownicy korzystają z nich w pełni dobrowolnie, a więc są spełnione w interesie pracowników, a korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi. Tym samym wartość kart należy uznać za przychód podatkowy, a w konsekwencji naliczyć od nich PIT. Ewentualnie można uciec od składek na ubezpieczenie społeczne bo to jest możliwe. Karty podarunkowe podlegające wymianie na towary nie korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego, niezależnie od wartości czy źródła finansowania.
Karta może być finansowana ze środków ZFŚS jeżeli taka jest wola pracodawcy, uzgodniona ze związkami zawodowymi. Warunek jest jednak taki, że jej przyznanie musi wynikać z zapisów regulaminu ZFŚS.
W żadnym z przepisów ustaw o podatkach dochodowych prawodawca nie wprowadził szczególnych regulacji dotyczących wydatków ponoszonych przez podatników na zakup kart podarunkowych. To oznacza, że mają do nich zastosowanie ogólne zasady rozliczania kosztów. W myśl zasady, do kosztów podatkowych mogą być zaliczone te wydatki, które zostały poniesione w celu uzyskania przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, a które nie są wprost wyłączone z kosztów przez ustawodawcę. Z reguły mamy do czynienia z kosztem uzyskania przychodu.
W przypadku zasilenia kart finansowanych z ZFŚS kosztem jest wartość odpisu na ZFŚS.
Poniżej napiszę jeszcze kilka słów na temat bonów, paczek i tym podobnych świadczeń w ujęciu podatkowym.
Niezależnie od wartości i formy świadczenia, czy to będą bony towarowe, paczki świąteczne czy coś podobnego – dla podstawy oskładkowania istotne jest źródło finansowania świadczenia. Jeżeli jest nim ZFŚS, wtedy w całości podlega zwolnieniu. Jeżeli zaś ze środków obrotowych firmy – wtedy pracodawca zobowiązany jest do odprowadzenia składek, po przekroczeniu wspomnianego zwolnienia. Limit 1000 zł obowiązuje dla wszystkich świadczeń rzeczowych lub pieniężnych wypłaconych w danym roku podatkowym i nie dotyczy bonów, które w całości podlegają opodatkowaniu.
Jak wspomniałam ustawodawca okazał się tu na tyle łaskawy, że przewidział zwolnienie podatkowe bez górnego limitu wydatków jeżeli dofinansowanie ma miejsce z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości. Jeżeli jest finansowane z innych źródeł tylko do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł.
Wyjaśnię to Państwu na podstawie paczek świątecznych. Jeżeli te sfinansujemy z ZFŚS będą nieoskładkowane i do 1000 zł nieopodatkowane. Jeżeli będą finansowane ze środków obrotowych zapłacimy od nich tak składki jak i podatek. Jeżeli z obu tych źródeł to składek nie naliczamy od części sfinansowanej z ZFŚS, a liczymy od tej drugiej. Podatek zaś liczmy od pełnej kwoty nawet jeżeli wartość paczki nie przekracza 1000 zł.
Odpowiedź na to pytanie na pewno zależna jest od rodzaju firmy i pracowników, których zatrudniamy. Najlepiej jednak zbadać potrzeby własnego personelu bo te nawet w ramach tego samego zawodu mogą być kompletnie inne.
Jednym z takich dobrych sposobów sprawdzenia czego oczekują nasi pracownicy jest ankieta wewnątrz firmy. Warto w niej zwrócić uwagę na prostotę przekazu, można zasugerować proponowane benefity ale także zostawić miejsce na wpis przez badanego jakich świadczeń on by oczekiwał. Badanie ankietowe warto za jakiś czas powtórzyć.
Warto mieć na uwadze wprowadzając do firmy świadczenia pozapłacowe np. wiek personelu, paczki świąteczne cenione przez osoby starsze niekoniecznie sprawdzą się już wśród młodych osób. I odwrotnie dofinansowanie karty Multisport niekoniecznie będzie odpowiadać bardziej dojrzałemu wiekowo personelowi. Ważne jest też to czy nasza załoga to członek rodziny czy singiel.
Benefity wówczas odniosą skutek gdy będą odpowiadać profilowi naszych pracowników, a niekoniecznie, które w założeniu powinny odpowiadać. Dlatego tak istotne jest badanie potrzeb własnej kadry. Ponadto warto co pewien czas sprawdzać zadowolenie pracowników z tych, które w firmie obowiązują i w razie potrzeby je zmieniać.
W tej części niniejszego wpisu napiszę kilka zdań na konkretnych przykładach obrazując skuteczność bądź też nieskuteczność benefitów.
Tam gdzie pracownicy pracują fizycznie i gdzie niestety dochodzi do wypadków czy zachorowań na pewno sprawdzi się prywatna opieka zdrowotna, wszelkiego rodzaju dodatkowe ubezpieczenia zdrowotne. Nie bez znaczenia będą także posiłki finansowane przez pracodawcę. Z zakresu świadczeń socjalnych pracownicy najbardziej preferują chyba dofinansowania do odpoczynku.
W przypadku branże software house ważna jest możliwość edukowania i szkolenia się oraz wszystko co pomoże im zachować równowagę pomiędzy pracą a życiem rodzinnym. Ważne będą również elastyczne godziny pracy i możliwości realizacji zadań w różnych miejscach.
W dużych korporacjach dodatkowa opieka zdrowotna czy karta Multisport to już podstawa, do tego owocowe czwartki, casualowe piątki itd. Ostatnio na znaczeniu rośnie kafeteria benefitów czyli systemów, w ramach których pracodawca przeznacza środki dla pracownika na benefity, które on sam sobie wybiera z puli dostępnych.
Wdrożenie benefitów w firmie należy przemyśleć wieloaspektowo, zarówno pod kątem prawa pracy, jak i prawa podatkowego. Poza tym pakiet benefitów ma przecież przyciągnąć i zatrzymać wartościowych pracowników, musi zostać zatem właściwie dobrany.
Wsród tych zasad wymieniłabym:
Zawsze warto to zrobić ponieważ benefity to nie tylko korzyści to także obciążenia fiskalne i warto mieć świadomość ich istnienia, a co się z tym wiąże właściwie skalkulować wydatki.
Jeżeli potrzebują Państwo pomocy prawnej w podobnej sprawie zapraszam do skorzystania z usług mojej Kancelarii. Szczegóły (koszt, zakres i termin realizacji usługi) można ustalić telefonicznie pod nr.: 694 433 846 w godzinach 07.00-20.00 lub za pośrednictwem e-mail: kancelaria@katarzynasiwiec.pl
Przeczytaj także
Dokonując odpłatnego zbycia nieruchomości mamy szansę nie zapłacić podatku dochodowego, zarówno wówczas gdy pomiędzy jej nabyciem a zbyciem upłynie odpowiednio długi czas, jak również wtedy gdy skorzystamy z ulgi o jakiej mowa w art. 21 ust. 1 pkt 131 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (w skrócie: ustawa PIT)….
O ile każdemu z Państwa na pewno znane jest pojęcie dywidendy w spółce bo jest to w końcu jedna z najprostszych form wypłaty zysku, o tyle zaliczka na dywidendę nie jest już czymś tak aż powszechnym więc warto więcej o tym wiedzieć, na wypadek gdyby chcieli Państwo także w ten sposób wypłacić zyski ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy innej spółki….
Rozmowa w radiowym studiu na temat ostatnich i planowanych zmian m.in. w zakresie nieruchomości.
Wkrótce czeka nas wymiana informacji podatkowych nie tylko przez banki jak ma to miejsce w przypadku umowy ze Stanami Zjednoczonymi ale także dane te będą dostarczane przez operatorów platform cyfrowych. Przeczytacie Państwo o tym w niniejszym wpisie.
W związku z ostatnimi wydarzeniami wiele więcej osób zaczęło się interesować kwestiami związanymi z poborem do wojska na wypadek wojny. Artykuł omawia okoliczności w jakich może do takiej mobilizacji dojść, kto będzie jej podlegał, a kto do wojska nigdy nie będzie się musiał stawić.
Likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to sformalizowany proces. W niektórych przypadkach spółkę można jednak rozwiązać bez likwidacji. Likwidacja nie prowadzi do ograniczenia odpowiedzialności za zobowiązania spółki.