Zaliczka na dywidendę – kiedy można ją wypłacić i jak to zrobić zgodnie z prawem?

O ile każdemu z Państwa na pewno znane jest pojęcie dywidendy w spółce bo jest to w końcu jedna z najprostszych form wypłaty zysku, o tyle zaliczka na dywidendę nie jest już czymś tak aż powszechnym więc warto więcej o tym wiedzieć, na wypadek gdyby chcieli Państwo także w ten sposób wypłacić zyski ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy innej spółki.

Czym jest zaliczka na dywidendę i kiedy można ją wypłacić?

Poniżej wyjaśnię dokładnie czym w ogóle jest zaliczka na dywidendę i jakie są warunki jej wypłaty. Aby móc odwołać się do konkretnych przepisów prawa będę nawiązywała głównie do spółki z o.o. z uwagi na jej dużą popularność, a tam gdzie będzie trzeba nawiążę też do regulacji dotyczących innych spółek.

Definicja zaliczki na poczet dywidendy wg Kodeksu spółek handlowych

W przepisach Kodeksu spółek handlowych nie ma wprost zawartej definicji zaliczki na poczet dywidendy. Tym niemniej należy ją rozumieć jako część zysku należnego wspólnikom spółki, taką awansem wypłaconą część właściwej dywidendy. Zaliczka na poczet dywidendy powinna być świadczeniem pieniężnym.

Kiedy zarząd może podjąć decyzję o wypłacie zaliczki?

Wypłata dywidendy jest możliwa tylko wówczas gdy umowa spółki tak stanowi. Z treści art. 194 KSH wynika, że umowa spółki może upoważniać zarząd do wypłaty wspólnikom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli spółka posiada środki wystarczające na wypłatę. Brak stosownego zapisu w umowie uniemożliwia wypłatę zaliczek. Co więcej, wypłata zaliczki jest możliwa tylko wówczas gdy zatwierdzone sprawozdanie finansowe spółki za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk. Zaliczka jest limitowana co do wysokości o czym napiszę później. Od razu wyjaśnię, iż nie jest dopuszczalne postanowienie umowne przewidujące, iż o wypłacie decydować ma inny organ spółki (np. zgromadzenie wspólników).

Czy każda spółka z o.o. lub S.A. może wypłacić zaliczkę?

Nie każda spółka może zaliczkę na poczet dywidendy wypłacić nawet jeżeli formalnie taka możliwość istnieje bo umowa spółki czy statut to przewidują. Ustawową przesłanką dopuszczalności wypłaty zaliczek jest bowiem wykazanie zysku za ostatni rok obrotowy w rocznym sprawozdaniu finansowym. Jeżeli zysku nie ma to nie można wypłacić zaliczek.

Warunki formalne wypłaty zaliczki na dywidendę

Generalnie aby zarząd mógł wypłacić dywidendę poza zapisami umowy muszą być spełnione określone kodeksem spółek handlowych także inne warunki. Aby mieli Państwo w pełni wiedzę w tym zakresie opiszę je poniżej.

Wymóg zatwierdzonego sprawozdania finansowego za poprzedni rok

Kluczowy warunek wypłaty zaliczki na poczet dywidendy to zysk spółki wynikający z zatwierdzonego sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy. Przypomnę w tym miejscu, że sprawozdanie finansowe jest zatwierdzane co do zasady na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników – w ciągu 6 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego. Dopiero jeżeli ten zysk wynika ze sprawozdania finansowego możemy rozważać kolejną przesłankę czyli posiadanie dostatecznych środków na jej wypłatę.
Udzielenie zgody przez zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie

Jeżeli chodzi o spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością to umowa spółki może uzależnić przyznanie zaliczki od zgody rady nadzorczej  bądź zgody zgromadzenia wspólników (tak np. S. Sołtysiński, w: Sołtysiński i in., Komentarz KSH, t. 2, 2014, s. 368 i R. Pabis, w: Bieniak i in., Komentarz KSH, 2015, s. 621). W przypadku spółki akcyjnej z kolei zgoda rady jest bezwzględnie wymagana.

Co bardzo ważne, wspólnicy ani tym bardziej rada nie mogą też polecić zarządowi wypłaty zaliczki.

Obowiązek sporządzenia sprawozdania zarządu o sytuacji finansowej spółki

Z przepisów nie wynika aby zarząd miał obowiązek sporządzać sprawozdanie o sytuacji finansowej spółki przy wypłacie zaliczki ale członkowie zarządu muszą mieć świadomość, że mogą ponieść zarówno odpowiedzialność cywilną, jak i karną za wypłatę zaliczek na dywidendę gdy w spółce nie ma np. środków na jej wypłatę.

Limit wypłaty – połowa zysku netto + kapitały rezerwowe

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami zaliczka może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepokryte straty i udziały własne. Jak Państwo widzicie zysk od końca ostatniego roku obrotowego jest wyłącznie jedną z pozycji bilansowych, uwzględnianych na potrzeby ustalenia kwoty zaliczki. Trzeba tylko pamiętać o tym, że choć wolno doliczyć środki z kapitałów rezerwowych to muszą to być koniecznie kapitały rezerwowe, którymi może dysponować zarząd, jako środkami przeznaczonymi na wypłatę zaliczek, a nie tworzonymi na jakiekolwiek inne potrzeby.

Jak prawidłowo przeprowadzić wypłatę zaliczki na dywidendę?

Podobnie jak w przypadku samych dywidend, tak i w przypadku zaliczek na dywidendy trzeba dochować warunków jej wypłaty, o czym będzie szczegółowo mowa niżej.

Etapy procedury krok po kroku – uchwały, dokumenty, terminy

Jeżeli już mamy zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok i ustaloną wysokość zaliczek to pozostaje podjęcie uchwały o wypłacie zaliczki na poczet dywidendy. Wzór takiej uchwały zamieszczę w kolejnym punkcie. Dopiero w oparciu o uchwałę zarządu można dokonać wypłaty. Oczywiście należy dokonać także odpowiednich rozliczeń w stosunku do fiskusa.

Wzór uchwały o wypłacie zaliczki na dywidendę

Uchwała Zarządu Spółki XYZ Sp. z o.o.
z dnia ……………
w przedmiocie wypłaty zaliczek na poczet dywidendy

Zarząd Spółki XYZ Sp. z o.o., działając na podstawie art. 194 KSH i § 12 umowy spółki postanawia”

§ 1

Wypłacić wspólnikom spółki zaliczki w kwocie 100.000 zł (słownie: sto złotych) na każdy udział na poczet przewidywanej za 2025 r. dywidendy.

§ 2

Wypłata zaliczki nastąpi na rzecz wspólników, którym udziały przysługuję w dniu podjęcia niniejszej uchwały.

§ 3

Termin wypłaty zaliczek określa się na dzień 30 lipca 2025 r.

§ 4

Uchwała wchodzi w życie w dniu jej podjęcia.

Rola biura rachunkowego lub doradcy podatkowego w procesie

W przypadku zaliczki na poczet dywidendy zarządy spółek posiłkują się pomocą biur rachunkowych, prowadzących obsługę księgową spółek- z oczywistych względów. Trzeba bowiem prawidłowo ustalić maksymalną wysokość zaliczek. Z kolei pomoc doradcy podatkowego często jest potrzebna w zakresie prawidłowego wywiązywania się z obowiązków podatkowych, o czym mowa będzie poniżej.

Zaliczka na dywidendę – opodatkowanie i obowiązki podatkowe

Z wypłatą zaliczek wiążą się też obowiązki podatkowe zarówno po stronie spółki, jak i wspólników.

Podatek dochodowy od zaliczki – zasady PIT/CIT

Z przepisu ary 24 ust. 5  ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że dochodem (przychodem) z udziału w zyskach osób prawnych jest dochód (przychód) faktycznie uzyskany z tego udziału.

Ustawodawca nie wymienił wśród przykładowych dochodów (przychodów) z udziału w zyskach osób prawnych wypłaty zaliczek na  poczet dywidendy. Niemniej jednak wypłata tego rodzaju należności na rzecz wspólnika spółki jest traktowana przez fiskus jako  uzyskanie przychodu z udziału w zyskach takiej spółki. Wypłata zaliczki na poczet udziału w zyskach spółki powoduje więc powstanie przychodu, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy, a zatem podlega opodatkowaniu PIT. Stawka podatku wynosi 19 %.

Dokonana wypłata zaliczki na poczet dywidendy na rzecz wspólnika będącego osobą prawną stanowi po stronie wspólnika przychód z kapitałów pieniężnych opodatkowanych według stawki 19%, stosownie do treści art. 7b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Termin pobrania i odprowadzenia podatku (PIT-8AR / CIT-6R)

Spółka, która wypłaca zaliczkę na poczet dywidendy ma obowiązek pobrania zryczałtowanego podatku dochodowego w wysokości 19%, w przypadku osoby fizycznej mówi o tym art. 30a ust. 1 pkt 4 i 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pobrany podatek dochodowy spółka dokonująca wypłaty na rzecz osoby fizycznej zobowiązana jest przekazać do urzędu skarbowego w terminie do 20 dnia następnego miesiąca, a do końca stycznia kolejnego roku deklarację PIT-8AR. Jeżeli jednak spółka kończy działalność to musi to zrobić do dnia zaprzestania tej działalności. W przypadku wypłaty zaliczki na rzecz wspólników osób prawnych – w terminie do dnia 7 dnia następnego miesiąca.

W określonych przypadkach, wskazanych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli zaliczki na poczet dywidendy wypłacane są podmiotom będących osobami prawnymi, mogą one być wolne od podatku.

Deklaracja CIT-6R – wyjaśnię, że jest to roczna deklaracja o wysokości pobranego przez płatnika zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych – winna zostać przesyłana do właściwego dla podatnika urzędu skarbowego w terminie do końca pierwszego miesiąca roku następującego po roku podatkowym, w którym powstał obowiązek zapłaty podatku.

Czy wspólnik musi wykazać zaliczkę w PIT?

Fakt dokonania wypłaty zaliczki na poczet dywidendy stanowi podstawę potrącenia zaliczki na podatek dochodowy w trakcie roku podatkowego. Ale w przypadku wspólników będących podmiotami zagranicznymi zastosowanie przy ograniczeniu zaliczek z tytułu wypłaty dywidendy będą miały zastosowanie przepisy właściwych umów o unikaniu opodatkowania, o czym należy pamiętać.

Przykłady praktyczne wypłaty zaliczki na dywidendę

Celem lepszego zobrazowania tego o czym pisałam wyżej posłużę się też przykładem.

Spółka z o.o. z zyskiem za 2023 – wypłata zaliczki w 2024

Załóżmy, że mamy spółkę dwuosobową. Zysk z poprzedniego roku, powiększony o środki zgromadzone na kapitale rezerwowym wynoszą 400.000 zł, a zatem maksymalna kwota zaliczek wynosić może 200.000 zł. Każdy ze wspólników ma 50% udziałów w kapitale zakładowym, a więc otrzyma po 100.000 zł zaliczki brutto. Spółka musi jednak potrącić 19 % podatku dochodowego, a zatem 100.000 zł/1,19 x 19%, a więc podatek wyniesie 15.966 zł i do wypłaty wspólnikowi pozostanie kwota 84.034 zł.

Spółka akcyjna – obowiązki walnego zgromadzenia

Także w spółce akcyjnej o wypłacie dywidendy decyduje zarząd spółki a nie walne zgromadzenie akcjonariuszy.  Ten drugi organ decyduje o przeznaczeniu zysku za dany rok a więc de facto o wypłacie dywidendy.

Błędy przy wypłacie – brak zatwierdzenia sprawozdania lub przekroczenie limitu

Jak już wcześniej wspomniałam za wypłatę dywidendy odpowiada zarząd. Jeżeli dokona wypłaty dywidendy w sposób niezgodny z przepisami prawa ponosi odpowiedzialność cywilną z art. 293 KSH.  W myśl §  1 tego przepisu członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy.

Czy można odwołać lub cofnąć zaliczkę na dywidendę?

Do poruszenia pozostaje jeszcze jedno zagadnienie, a mianowicie zmiana zamiaru wypłaty dywidendy wspólnikom. Może się bowiem zdarzyć, że zarząd spółki chciałby np. cofnąć zaliczkę na poczet dywidendy. O ile sama reasumpcja uchwały zarządu jest możliwa, co do tego nie ma wątpliwości, to do odwrócenia skutków podjętej uchwały i wypłaconej dywidendy trzeba także współdziałania ze strony wspólników.

Co jeśli spółka poniesie stratę po wypłacie zaliczki?

Taką sytuację reguluje wprost – w spółce z o.o. bo przypominam, że do niej właśnie się głównie w niniejszym wpisie odwołuję – art. 195  § 1¹ KSH, który stanowi, że w przypadku gdy w danym roku obrotowym zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy została wypłacona wspólnikom, a spółka odnotowała stratę albo osiągnęła zysk w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek, wspólnicy zwracają zaliczki w:

•  całości – w przypadku odnotowania straty albo
•  części odpowiadającej wysokości przekraczającej zysk przypadający wspólnikowi za dany rok obrotowy – w przypadku osiągnięcia zysku w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy.

 Obowiązek zwrotu nienależnej zaliczki przez wspólnika

Jak wyżej wspomniałam wspólnik musi zwrócić zaliczkę nienależnie mu wypłaconą. Wspomniany wyżej przepis nie reguluje problematyki terminu zwrotu zaliczki. Ustalenie, kiedy zaliczka powinna być zwrócona, wymaga odwołania się do art. 198 KSH oraz art. 455 KC, a to oznacza, że zarząd powinien wezwać wspólników do zwrotu zaliczki zakreślając im odpowiedni termin.

Oczywiście nie ma też przeszkód aby termin ten określić w umowie spółki.

Należy też pamiętać, że art. 198 § 1 KSH stanowi, ze wspólnik, który wbrew przepisom prawa lub postanowieniom umowy spółki otrzymał wypłatę (odbiorca), obowiązany jest do jej zwrotu.

Kto ponosi odpowiedzialność za błędną wypłatę?

Odpowiedzialność tę ponosi zarząd. W pewnym sensie – pośrednim – mogą ją ponieść też wspólnicy. Zgodnie bowiem z art. 198 § 2 KSH jeżeli zwrotu wypłaty – dodam nienależnie wypłaconej – nie można uzyskać od odbiorcy, jak również od osób odpowiedzialnych za wypłatę, za ubytek w majątku spółki, który jest wymagany do pełnego pokrycia kapitału zakładowego, odpowiadają wspólnicy w stosunku do swoich udziałów. Kwoty, których nie można ściągnąć od poszczególnych wspólników, rozdziela się między pozostałych wspólników w stosunku do udziałów.

Zaliczka na dywidendę a klasyczna dywidenda – różnice i podobieństwa

Dywidenda to już świadczenie właściwe, należne wspólnikom jeżeli spółka wykazuje zysk, zaliczka na dywidendę zaś to tylko część dywidendy, która w określonych przypadkach może podlegać zwrotowi. Na tym polega najgłówniejsza różnica. Zaliczka na dywidendę musi zostać przewidziana w umowie spółki, zaś sama dywidenda przewidziana została w ustawie. O wypłacie dywidendy decydują wspólnicy, zaś o wypłacie zaliczki na dywidendę wspólnik.

Podobieństw można upatrywać w odbiorcach tych świadczeń – są nimi wspólnicy i w tym, że w spółce muszą być środki na ich wypłatę.

 Kiedy lepiej wypłacić zaliczkę, a kiedy poczekać do końca roku?

Zawsze, każdą sytuację należy interpretować indywidualnie. Na pewno wówczas gdy są spełnione warunki wypłaty zaliczki na dywidendę i nalegają na jej wypłatę wspólnicy można rozważyć to rozwiązanie. Jeżeli jednak nie jesteśmy pewni czy posiadamy środki na jej zapłatę, lepiej poczekać na zwyczajne zgromadzenie wspólników i rozporządzenie zyskiem. Zaliczka sprawdzi się zawsze tam gdzie wspólnicy będą oczekiwać wcześniejszej wypłaty zysku.

Porównanie ryzyk prawno-podatkowych

Z pewnością dywidenda jest pewniejszą formą dystrybucji zyski niż zaliczka na dywidendę od strony prawnej. Jeżeli okaże się, że zysku w spółce nie ma a zaliczka zostanie wypłacona może będzie trzeba ją zwrócić a to powoduje korektę wszystkich dokumentów podatkowych bo proszę pamiętać, że spółka musi pobrać podatek od dywidendy jeżeli ją wypłaca. „Odkręcanie” wypłaconej zaliczki może być zatem czasochłonne i kosztować wiele niepotrzebnego wysiłku. Dywidenda nie rodzi takiego ryzyka.

Przepływy finansowe spółki a forma wypłaty zysku

Przepływy finansowe tzw. cash flow pokazują jakie zdolności ma spółka do regulowania swoich bieżących zobowiązań. Zaliczka na poczet dywidendy co do zasady wypłacana jest w pieniądzu więc wypłata zysku w formie zaliczki na poczet dywidendy wpływa jest w tych przepływach widoczna. Jeżeli zarząd zdecyduje się ją wypłacić to w pewnym sensie ma to wpływ na płynność finansową spółki.

Najczęstsze pytania i problemy dotyczące zaliczek na dywidendę

Poniżej napiszę kilka zdań na temat częstych pytań ze strony klientów. Oczywiście rozmiar problemów nie pozwala przytoczyć wszystkich ale kilka z nich przywołam wraz z odpowiedziami.

Czy można wypłacić zaliczkę kilkukrotnie w ciągu roku?

Tak, nie ma zakazu wypłaty tylko jednej zaliczki rocznie. W myśl zasady co nie jest zakazane jest dozwolone. Trzeba jednak pamiętać, iż bezwzględnym warunkiem jest posiadanie przez spółkę wystarczających środków na wypłatę zaliczki oraz zapis w umowie spółki upoważniający zarząd do jej wypłaty.

Co z zaliczką, jeśli wspólnik sprzeda udziały przed końcem roku?

Jeżeli wspólnik otrzymał zaliczkę na dywidendę a potem zbył udziały, to ich nabywca na koniec roku otrzyma pomniejszoną dywidendę o kwotę zaliczki wypłaconej zbywcy. Nie ma w takiej sytuacji ani do wypłaty nabywcy pełnej dywidendy ani do żądania od zbywcy udziałów zwrotu zaliczki. Tak więc powinno to być uregulowane w umowie zbycia udziałów.

Jak udokumentować wypłatę zaliczki w księgach rachunkowych?

Księgowania w spółce z o.o. w związku z wypłatą zaliczki na dywidendę przedstawiają się tak:

• uchwalenie zaliczki na poczet dywidendy:

Wn  konto 820 Rozliczenie wyniku finansowego

Ma  konto 241 Rozrachunki z właścicielami,

• potrącenie podatku dochodowego:

Wn  konto 241 Rozrachunki z właścicielami

Ma  konto 220 Rozrachunki publicznoprawne,

• zapłata do urzędu skarbowego pobranego przez spółkę podatku:

Wn  konto 220 Rozrachunki publicznoprawne

Ma  konto 131 Bieżące rachunki bankowe,

• wypłata zaliczki na dywidendę:

Wn  konto 241 Rozrachunki z właścicielami

Ma  konto 131 Bieżące rachunki bankowe.

Podsumowanie – o czym pamiętać przy wypłacie zaliczki na dywidendę?

Wypłata dywidendy, wbrew pozorom nie jest taką łatwą operacją bo pociąga za sobą skutki prawne zarówno na gruncie prawa korporacyjnego, jak i podatkowego. Konsekwencje wypłaty zaliczki w sytuacji gdy nie są spełnione warunki jej wypłaty mogą rodzić negatywne konsekwencje dla zarządu. Oto najważniejsze kwestie

 Lista kontrolna dla zarządu i księgowości

Po pierwsze zarząd musi się upewnić czy umowa umożliwia wypłatę zaliczki i czy spółka posiada środki na jej wypłatę. Przed podjęciem uchwały dział księgowy musi ustalić maksymalną kwotę zaliczki uwzględniając kapitały rezerwowe. Następnie należy podjąć uchwałę i określić bezpieczny termin wypłaty zaliczki pamiętając, że brak jej wypłaty w terminie może kosztować spółkę odsetki oraz uznania, że mamy do czynienia z przychodem z nieodpłatnych świadczeń jeżeli spółka będzie korzystać z tych środków zamiast wypłacić je wspólnikom.

Kiedy skonsultować się z doradcą podatkowym lub prawnym?

Zawsze kiedy mamy najmniejsze wątpliwości co do możliwości wypłaty zaliczki, jej wysokości brzmienia uchwały czy opodatkowania. Ważne jest aby problem skonsultować przed jej wypłatą a nie potem, w trakcie np. kontroli podatkowej.