Optymalizacja kosztów zatrudnienia pracowników – przegląd możliwości i zagrożeń dla pracodawcy

Z uwagi na wysokie koszty zatrudniania pracowników, zwłaszcza w sytuacji gdy pracownicy wykonują obowiązki w godzinach nadliczbowych, pracodawcy są zmuszeni do poszukiwania różnorakich sposobów optymalizacji kosztów ich zatrudnienia, co najczęściej niestety odbywa się kosztem pracowników i z obejściem przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych. Doświadczenie uczy, że pracownicy motywowani chęcią kontynuowania zatrudnienia godzą się na stosowanie różnorakich pozornych instytucji, mających na celu „ukrycie” faktycznego wykonywania przez nich pracy w godzinach nadliczbowych, co jednakże nie oznacza, że zgoda stron sanuje taką czynność prawną i że nie jest później możliwe dochodzenie przez pracowników roszczeń.

Do sposobów takiej optymalizacji najczęściej należą:

I. Zawieranie z własnymi pracownikami umów zleceń.
Generalnie nie ma formalnego zakazu zatrudniania własnych pracowników na umowę zlecenie. Wręcz przeciwnie, ustawodawca wyraźnie taką możliwość przewiduje statuując jedynie z tego tytułu nieco surowsze obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych. Art. 9 ust 4b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi bowiem, że osoby podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu zlecenia, jeżeli umowa zlecenia została zawarta z pracodawcą, z którym pozostają równocześnie w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonują pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostają w stosunku pracy.
Podkreślenia wymaga jedynie to, że nie jest dopuszczalne w świetle prawa zatrudnianie pracownika w tym samym charakterze częściowo jako pracownika, a częściowo jako zleceniobiorcy. Możliwe jest natomiast powierzenie w ramach zlecenia własnemu pracownikowi innych zdań niż te, które wykonuje on w ramach stosunku pracy. z kolei powierzenie identycznych, jak w umowie o pracę, obowiązków uznane zostanie za świadczenie przez pracownika pracy w godzinach nadliczbowych. Jak wskazał Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 12 kwietnia 1994 r., wydanej w sprawie i PZP 13/94 „umowa zlecenia zawarta przez zakład pracy z sanitariuszem, zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, przewidująca wykonywanie przez niego po godzinach pracy – za ustalonym w niej wynagrodzeniem – pracy tego samego rodzaju, co określony w umowie o pracę, stanowi umowę uzupełniającą umowę o pracę. Za pracę wykonywaną na podstawie tej umowy pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia nie niższego, niż określone w art. 134 kodeksu pracy (aktualnie zmieniona numeracja)”. Jeszcze dobitniej podsumowuje tą kwestię wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30 czerwca 2000 r., sygn.akt II UKN 523/99 rozstrzygający, że zatrudnianie pracowników poza normalnym czasem pracy na podstawie umów cywilnoprawnych przy pracach tego samego rodzaju co objęte stosunkiem pracy, stanowi obejście przepisów o czasie pracy w godzinach nadliczbowych oraz przepisów dotyczących składek na ubezpieczenie społeczne.
Reasumując, nie rodzi niebezpieczeństwa opisanych wyżej skutków zatrudnienie swojego pracownika w innym charakterze niż w ramach stosunku pracy, a przyczynić się to oczywiście może do redukcji kosztów zatrudnienia.

II. Wykorzystywanie instytucji outsourcingu pracowniczego.
Na wstępie należy poświęcić kilka słów samej instytucji outsourcingu w kontekście optymizacji kosztów zatrudnienia pracowników. Bardzo trafnie charakteryzuje ją wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 28 października 2009 r., sygn.akt V ACa 418/09 stanowiąc, iż „outsourcing jest to system umów o przedsiębiorstwie, polegający na tym, że obsługę przedsiębiorstwa powierza się podmiotom zewnętrznym, nie będącym jego pracownikami. Istotą outscourcingu jest więc jego zewnętrzność i równorzędny charakter stosunków pomiędzy przedsiębiorcą zlecającym a przedsiębiorcą przyjmującym zlecenie. Outsourcing w znaczeniu węższym dotyczy obsługi w zakresie potrzeb wewnętrznych(np. umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych), natomiast w szerszym znaczeniu dotyczy także właściwej działalności przedsiębiorcy zlecającego adresowanej do jego odbiorców”. Co do zasady outsourcing jest oczywiście dopuszczalny przez polskie prawo o ile rzeczywiście dochodzi do faktycznego zlecenia określonych zadań zewnętrznemu podmiotowi.
Można spotkać praktykę gdy pracodawcy chcąc nie wypłacać pracownikom wyższego wynagrodzenia za pracę sięgają po outsourcing powierzając zewnętrznemu podmiotowi część tych samych zadań, które wykonują jego pracownicy. Oczywiście jest to praktyka niedozwolona bowiem nie dochodzi w ogóle do jakiegokolwiek przejęcia pracowników przez podmiot trzeci w taki sposób, że przejmujący staje się ich pracodawcą. Aby mówić o skutecznym outsourcingu musi bowiem dojść do spełnienia się przesłanek z art. 231 § 1 kodeksu pracy. z reguły nie może być mowy a outsourcingu wówczas jeżeli podmiot zewnętrzny nie przejmuje środków materialnych pracodawcy, za pomocą których powierzone mu umową zadania mają być realizowane.
W przypadku gdy outsourcing jest pozorny pracownik ma możliwość wystąpienia z powództwem o ustalenie stosunku pracy łączącego go z rzeczywistym pracodawcą. W takim przypadku na powodzie ciąży obowiązek wykazania przesłanek określających cechy charakterystyczne tego stosunku prawnego, łączącego go ze stroną pozwaną, zaś na stronie pozwanej, powołującej się na – wynikający z następstw zastosowania art. 231 k.p. – brak legitymacji procesowej biernej, obowiązek wykazania, że doszło do przejścia zakładu pracy na nowego pracodawcę, który stał się z mocy prawa stroną w dotychczasowym stosunku pracy z powodem. Charakter prawny stosunku zatrudnienia oceniany jest bowiem w oparciu o określone cechy występujące w umowie i uzewnętrzniające się w procesie wykonywania pracy, będące wyrazem woli stron tego stosunku (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 lutego 2017 r., sygn.akt i PK 72/16).
W takiej sytuacji pracodawcy starający się pozornie obniżyć koszty pracy nadal byliby odpowiedzialni za zapłatę składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu zatrudnienia tych pracowników.

III. Tworzenie nowych podmiotów.
Pracodawcy decydują się czasem na tworzenie nowych podmiotów prawa handlowego, spółek zależnych, które wespół z tym właśnie pracodawcą zatrudniają pracowników po to aby uniknąć wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, a czasem przy innym zakresie obowiązków – konieczności zapłaty składek ZUS od umowy zlecenia na przykład. Teoretycznie nie ma ani zakazu tworzenia spółek zależnych ani zatrudniania w nich tych samych osób. Co do zasady, nie analizując sprawy pod kątem obejścia przepisów prawa pracy, nikogo nie dziwi zatrudnienie tej samej osoby w dwóch odrębnych podmiotach prawa. Aczkolwiek i to działanie – w razie chęci ze strony pracowników dochodzenia swoich praw – może przyjąć niekorzystny dla pracodawców obrót. Jak bowiem podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 lipca 2015 r., sygn.akt II PK 282/14 „praca wykonywana na podstawie umowy zlecenia, zawartej między spółką wchodzącą w skład grupy spółek a pracownikiem innej spółki należącej do tej samej grupy, której przedmiotem jest wykonywanie tych samych czynności co wynikające z umowy o pracę, jest pracą świadczoną w ramach stosunku pracy ze spółką-pracodawcą”.

IV. Pracownicy tymczasowi.
Rozwiązaniem dla pracodawców w sytuacji zwiększonej liczby zamówień czy w przypadków firm prowadzących bardziej sezonową działalność jest zatrudnianie pracowników tymczasowych. Jest to z pewnością także sposób na optymalizację kosztów zatrudnienia poprzez eliminowanie konieczności chociażby zapłaty własnym pracownikom wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, z tym tylko, że dotyczy raczej pracowników o mniejszych kwalifikacjach, wykonujących czynności powtarzalne i z reguły prace typowo fizyczne. Szczegóły zatrudnienia pracowników przez pracodawcę będącego agencją pracy tymczasowej oraz zasady kierowania tych pracowników i osób niebędących pracownikami agencji pracy tymczasowej do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz pracodawcy użytkownika reguluje ustawa z dnia 9 lipca 2013 r. o zatrudnieniu pracowników tymczasowych. Należy jednak pamiętać, że agencja pracy tymczasowej może skierować danego pracownika tymczasowego do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy.
Niestety pracodawcy muszą się w takiej sytuacji jednak liczyć w koniecznością zapłaty agencji pracy tymczasowej wynagrodzenia za jej usługi.

Optymalizacja kosztów zatrudnienia pracowników jest oczywiście możliwa, aczkolwiek należy ją zawsze dostosować nie tylko do potrzeb pracodawcy, ale także obowiązujących przepisów prawa po to aby racjonalizacja kosztów wynagrodzeń pracowników nie niosła za sobą dodatkowych obciążeń dla pracodawcy.