W niniejszym wpisie omówię umowy najmu zarówno lokalu mieszkalnego, jak i użytkowego wyjaśniając Państwu jakie są różnice pomiędzy nimi.
Czym jest umowa najmu i jakie przepisy ją regulują?
Umowa najmu to bardzo popularna umowa, tzw. umowa nazwana co oznacza, że przepisy ją regulujące znajdziemy w ustawach. Treść umowy nie opiera się zatem na swobodzie umów, a na konkretnych jednostkach redakcyjnych (artykułach, paragrafach) zawartych w ustawach. Nie oznacza to oczywiście, że nie jest możliwe uregulowanie pewnych kwestii według woli stron umowy, ale często to może mieć miejsce tylko w ograniczonym zakresie.
Definicja umowy najmu w polskim prawie
W przepisach ustawodawca zawarł definicję legalną umowy najmu. I tak według treści art. 659 § 1 kodeksu cywilnego przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz, przy czym czynsz ten może być wyrażony w pieniądzu lub świadczeniach innego rodzaju.
Jakie akty prawne regulują najem lokali?
Najem regulują dwa akty prawne tj. kodeks cywilny, którego przepisy odnoszą się do najmu lokali użytkowych i uzupełniająco do lokali mieszkalnych plus ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego, która zawiera przepisy szczególne dotyczące najmu lokali mieszkalnych.
Różnice między najmem mieszkalnym a użytkowym
Istnieje wiele różnic pomiędzy najmem lokali mieszkalnych a użytkowych. Przede wszystkim sprowadzają się one do celów zawarcia umowy – na cele zamieszkiwania w lokalu lub prowadzenia w nim działalności gospodarczej. Najem lokali mieszkalnych jest bardziej doregulowany, w przypadku najmu lokali użytkowych strony mają większą swobodę w określaniu treści umowy. Inne są regulacje w zakresie podwyżek czynszu i wypowiedzenia obu tych najmów. Zdecydowanie większy akcent na ochronę praw najemców ustawodawca położył na najem lokali mieszkalnych.
Rodzaje umów najmu w Polsce
Zarówno umowę najmu lokali użytkowych, jak i mieszkalnych może dalej podzielić na różne typy umów. Przede wszystkim jeżeli chodzi o długość trwania umowy możemy podzielić je na najem długoterminowy i krótkoterminowy, który trwa kilka dni czy tygodni. Z kolei w przypadku umów najmu lokali mieszkalnych możemy mieć do czynienia z tzw. zwykłym najmem ale też najmem okazjonalnym lub instytucjonalnym, o tym pierwszym opowiem Państwu więcej poniżej.
Najem krótkoterminowy – kiedy się sprawdza?
Najem krótkoterminowy, który nie ma legalnej definicji w przepisach prawa – co warto podkreślić – to zwykły najem ale na bardzo krótki okres, najczęściej na doby. Jest on bardzo popularny we wszystkich miejscowościach turystycznych i dużych miastach gdzie turyści czy osoby podróżujące w celach biznesowych chcą się zatrzymać w apartamencie zamiast w hotelowym pokoju. Daje on z reguły wynajmującemu większy przychód niż zwykły najem.
Najem długoterminowy – zasady i obowiązki stron
W najmie długoterminowym, jak w każdym innym, istotne jest udostępnienie lokalu nadającego się do umówionego użytku przez wynajmującego i zapłata czynszu przez najemcę. Wynajmujący ma obowiązek utrzymywania lokalu w stanie nadającym się do użytku podczas gdy najemcę obciążają jedynie drobne naprawy. Oczywiście także najemca ma obowiązek dbałości o lokal. Co jednak najważniejsze w przypadku tego typu najmu udostępnianie lokalu trwa długo co z jednej strony pozwala wynajmującemu czerpać długofalowe dochody z najmu, ale z drugiej strony nie pozwala na dowolne zmiany wysokości czynszu.
Najem okazjonalny – dla kogo i jakie ma zalety?
Najem okazjonalny jest korzystniejszy dla wynajmującego niż zwykła umowa najmu. Daje mu większą ochronę przed nieuczciwym najemcą w postaci szybszej i łatwiejszej eksmisji z lokalu. Natomiast nie każdy może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego, wynajmujący musi być osobą fizyczną i nie może prowadzić działalności gospodarczej w zakresie najmu lokali. Co więcej najem ten można zawrzeć na maksymalnie 10 lat. W najmie okazjonalnym łatwiej podnieść czynsz najmu więc z punktu widzenia wynajmującego najem ten ma same zalety.
Umowa najmu lokalu mieszkalnego
Umowa najmu może być, jak wcześniej wspomniałam, zwykłą umową najmu lub umową najmu okazjonalnego. W tym rozdziale skupię się na zwykłej umowie najmu tzw. kodeksowej, ale wiele z tego co napiszę będzie miało zastosowanie także do umowy najmu okazjonalnego.
Elementy obowiązkowe w umowie najmu mieszkania
Konieczne jest wskazanie przede wszystkim czy umowę zawieramy na czas oznaczony, czy nieoznaczony. W myśl art. 660 kodeku cywilnego umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony. Umowa najmu okazjonalnego musi zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności.
Równie ważnym ale i obowiązkowym elementem jest określenie wysokości czynszu pamiętając, że nie można go potem dowolnie podnosić i ustawodawca – dla zwykłego najmu – wprowadził naprawdę daleko idące ograniczenia co do czasookresu podwyżki ale też kontroli jej zasadności. Warto określić prawa i obowiązki najemcy w zakresie zakazu palenia, mieszkania ze zwierzętami, możliwości rejestracji w lokalu działalności gospodarczej itp.
Klauzule dodatkowe – kaucja, media, remonty
W interesie wynajmującego jest zabezpieczenie swoich roszczeń poprzez ustanowienie kaucji. Zgodnie z prawem kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu. W przypadku zwykłego najmu podlega ona waloryzacji, a po zakończeniu najmu i opróżnieniu lokalu winna być zwrócona w ciągu miesiąca od tego dnia.
Dobrze jest także określić czy najemca ma prawo do instalacji nowych mediów np. Internetu w lokalu i ustalić sposób zapłaty za media już istniejące dostarczane za pośrednictwem wynajmującego. Teoretycznie można też te media przepisać na najemcę.
Jeżeli natomiast chodzi o remonty to zasadą jest, że większe prace dotyczące istniejących instalacji i urządzeń związanych z budynkiem umożliwiających najemcy korzystanie z wody, paliw gazowych i ciekłych, ciepła, energii elektrycznej, dźwigów osobowych oraz innych instalacji i urządzeń stanowiących wyposażenie lokalu i budynku – obciążają wynajmującego. Najemca z kolei jest obowiązany utrzymywać lokal oraz pomieszczenia, do używania których jest uprawniony, we właściwym stanie technicznym i higieniczno-sanitarnym określonym odrębnymi przepisami oraz przestrzegać porządku domowego. Najemca jest także obowiązany dbać i chronić przed uszkodzeniem lub dewastacją części budynku przeznaczone do wspólnego użytku, jak dźwigi osobowe, klatki schodowe, korytarze, pomieszczenia zsypów, inne pomieszczenia gospodarcze oraz otoczenie budynku oraz konserwować podłogi, okna, drzwi itp. To wynika z przepisów prawa. Strony mogą natomiast dowolnie ustalić czy najemca ma prawo dokonywania jakichś prac w lokalu, które lokal ten ulepszą. W takim przypadku mogą też określić jak te ulepszenia zostaną po zakończeniu najmu rozliczone.
Umowa najmu lokalu użytkowego
Inna regulacje i zasady dotyczą lokali użytkowych. Tutaj wiele przepisów ma charakter dyspozytywny co oznacza, że można wprowadzić wiele zapisów zależnych od woli wynajmującego i najemcy. Nie ma tak sztywnych regulacji jak przy najmie lokali mieszkalnych. Umowę najmu lokalu użytkowego łatwiej wypowiedzieć, swobodniej można zmieniać czynsz, więcej obowiązków można przerzucić na najemcę. Więcej szczegółów przedstawiam poniżej.
Specyfika najmu lokalu komercyjnego
Strony mogą swobodnie decydować niemal o wszystkim w umowie najmu. O czasie jej trwania ale należy pamiętać, że najem zawarty na czas dłuższy niż lat dziesięć poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony. Natomiast najem zawarty między przedsiębiorcami na czas dłuższy niż lat trzydzieści poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony. W przypadku najmu lokalu komercyjnego wynajmujący nie musi wydać lokalu w stanie nadającym się do umówionego użytku, obowiązki te można scedować na najemcę, który będzie zobowiązany do wykonania wszelkich prac adaptacyjnych i wszystkich prac niezbędnych do utrzymania lokalu w stanie należytym. Możliwe jest ustalenie czynszu w różnoraki sposób poprzez stałą stawkę, jak również uzależnioną np. od obrotu. Zabezpieczeniem dla wynajmującego może być kaucja w dowolnej wysokości i najem taki można łatwo wypowiedzieć.
Co musi się znaleźć w umowie najmu użytkowego?
Jak każda umowa musi zawierać podstawowe uzgodnienia stron co do czasu trwania, praw i obowiązków obu stron, wysokości czynszu i terminów płatności jeżeli mają być inne niż kodeksowe. Zdecydowanie sugeruję aby wyprowadzić do umowy – tej zawieranej na czas oznaczony – przypadki w jakim można wypowiedzieć umowę oraz zabezpieczenia dla wynajmującego. To takie niezbędne minimum w treści umowy lokali użytkowego.
Zabezpieczenia i kaucje w umowach komercyjnych
Jak wspomniałam wyżej, kaucja może być w dowolnej wysokości i nie musi być oprocentowana. Dowolnie można również określić termin jej zwrotu.
Prawo nie limituje rodzajów zabezpieczeń co oznacza, że mamy tu pełną dowolność. Najczęściej spotkamy w umowach lokali komercyjnych weksel, akt notarialny o jakim mowa w art. 777 § 1 4 i 5 KPC, czasem gwarancję bankową lub ubezpieczeniową.
Sugerowanym jest w interesie Wynajmującego wprowadzić więcej niż jedno zabezpieczenie.
Porównanie najmu mieszkalnego i użytkowego
Cechą wspólną najmu mieszkalnego i użytkowego jest w zasadzie tylko oddanie lokalu do korzystania i zapłaty czynszu. Poza tym umowy te różnią się pod kątem możliwości modyfikacji zapisów ustawowych oraz ochrony najemców.
Ochrona najemcy – kiedy przysługuje, a kiedy nie?
Prawo zdecydowanie lepiej chroni najemcę lokalu mieszkalnego. Po pierwsze znacznie ogranicza możliwość wypowiedzenia umowy najmu przed okresem na jaki była zawarta w zasadzie tylko do przypadków nieregulowania czynszu, używania lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niezgodnie z jego przeznaczeniem lub zaniedbania obowiązki, dopuszczając do powstania szkód, podnajęcia lokalu bez zgody wynajmującego i konieczności rozbiórki czy remontu lokalu/budynku i chęci zamieszkania w lokalu np. przez wynajmującego. Poza tym prawo ogranicza możliwości eksmisji zaczynając od tego, że wyroków sądowych nakazujących opróżnienie lokalu nie wykonuje się w okresie od 1 listopada do 31 marca roku następnego włącznie, jeżeli osobie eksmitowanej nie wskazano lokalu, do którego ma nastąpić przekwaterowanie. Poza tym w wielu przypadkach sąd w wyroku eksmisyjnym orzeka o prawie do lokalu socjalnego i z eksmisją należy oczekiwać aż gmina taki lokal dostarczy. Pod tym kątem zdecydowanie lepszy jest najem okazjonalny, w którym wyłączone jest uprawnienie do lokalu socjalnego, a akt notarialny – poddanie się egzekucji co do obowiązku wydania lokalu – umożliwia pominięcie postępowania eksmisyjnego.
Z kolei w przypadku lokalu użytkowego nie ma takich ograniczeń, eksmisję można prowadzić o każdej porze roku i zdecydowanie łatwiej umowę wypowiedzieć.
Swoboda stron i możliwość modyfikacji zapisów
W przypadku umowy najmu lokalu większość przepisów ma charakter semiimperatywny tj. można je modyfikować tylko na korzyść najemcy, a więc np. wydłużyć okres wypowiedzenia przez wynajmującego, ale już nie można go skrócić. Nie można – w przypadku zwykłego najmu – swobodnie wprowadzać zdarzeń, które będą skutkować wypowiedzeniem. Znów inaczej jest w przypadku lokalu użytkowych gdzie prawo nie jest tak restrykcyjne i jako strony mamy dużo więcej możliwości w zakresie formułowania warunków umowy najmu.
Formalności i kwestie podatkowe
Jeżeli chodzi o formalności to wszędzie powinniśmy podpisać umowę w formie pisemnej, nawet jeżeli nie jest obligatoryjna jak np. najem na okres krótszy niż rok. Umowa najmu okazjonalnego lokalu i najmu instytucjonalnego oraz zmiany tych umów wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. W przypadku najmu okazjonalnego i instytucjonalnego dodatkowym wymogiem jest konieczność sporządzenia przez najemcę oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu. Dodatkowy wymóg formalny w przypadku najmu lokalu okazjonalnego jest taki, że właściciel zgłasza zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu.
Co do podatków każdy wynajmujący osiągający przychody z najmu winien je płacić. Jeżeli prowadzi działalność gospodarczą ma możliwość wyboru formy opodatkowania, najem prywatny takiej możliwości nie daje – tutaj mamy wyłącznie ryczałt.
Jak sporządzić bezpieczną umowę najmu?
Przede wszystkim należy znać regulacje dotyczącej najmu dla lokali mieszkalnych i użytkowych. Bardzo często niestety widzę w umowach najmu zapisy nieważne, w zasadzie jest to niemal nagminne. Inaczej uregulowany jest każdy z tych najmów i należy wystrzegać się stosowania do najmu nieprawidłowych regulacji bo i tak nie będzie ich można zastosować w praktyce.
Forma pisemna czy ustna – co wybrać?
Zdecydowanie polecam wybór formy pisemnej, nawet wówczas gdy nie jest ona obowiązkowa. Ma to bardzo istotne znaczenie dla celów dowodowych, wykazania na co się umówiliśmy, a przede wszystkim w razie sporu wykazania na jak długo umowę zawarliśmy czyli do kiedy mamy prawo w lokalu mieszkać bądź ze strony wynajmującego – kiedy ma prawo oczekiwać opróżnienia lokalu.
Protokół zdawczo-odbiorczy – dlaczego jest ważny?
Protokół zdawczo – odbiorczy jest ważny dlatego, że dokumentuje stan lokalu i jego wyposażenia zabezpieczając obie strony umowy najmu. Dla najemcy będzie on służył do wykazania, że np. sprzętów w lokalu nie zniszczył czy nie ukradł bo ich tam nie było bądź wskazano w protokole, że są zniszczone. Z drugiej strony dla wynajmującego będzie on podstawą do dochodzenia roszczeń w razie dewastacji czy kradzieży czegoś z lokalu.
Najczęstsze błędy przy sporządzaniu umów najmu
Tak jak napisałam na początku, najczęstszy błąd to po prostu mylenie właściwych dla danego rodzaju najmu przepisów, a w związku z tym błędne postanowienia dotyczące np. możliwości wypowiedzenia umowy najmu. Często strony nie odróżniają także zwykłego najmu od najmu okazjonalnego nie wpisując w tę drugą umowę wielu korzystnych dla nich zapisów. Odnoszę wrażenie, że bardzo często strony albo korzystają z jakichś szablonowych wzorów umów, które nie są po prostu dostosowane do ich sytuacji.
Podsumowanie – o czym pamiętać przy podpisywaniu umowy najmu?
Przede wszystkim pamiętajmy o różnicach w umowie najmu lokali mieszkalnych i użytkowych.
W drugiej kolejności o tym, że wiele przepisów nie możemy zmienić w sposób niekorzystny dla najemcy i odwrotnie wiele z nich możemy zmienić z korzyścią dla wynajmującego. W zależności od rodzaju lokalu, jego standardu, długoterminowego czy krótkoterminowego najmu powinniśmy inaczej zabezpieczać swoje prawa więc starajmy się dostosować zapisy umowy do naszej sytuacji, a nie powtarzajmy szablonowych rozwiązań bo w wielu aspektach one nie muszą takie naprawdę być. Nie chcę na siłę sugerować zlecania napisania umów wyspecjalizowanym prawnikom ale mając na uwadze, że prawo chroni głównie najemcę a nie wynajmującego warto to naprawdę rozważyć.
