Działalność nierejestrowana została wprowadzona do polskiego systemu prawa w 2018 roku, jest ona uregulowana w ustawie z dnia 6 marca 2018 roku Prawo przedsiębiorców. Poniżej przybliżę czym jest działalność nierejestrowana, jakie warunki należy spełnić aby móc ją prowadzić i jakie korzyści się z jej prowadzeniem wiążą.
Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną
Działalność nierejestrowana nie może być prowadzona przez osobę prawną bądź jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej. Osoba prowadząca ten typ działalności to osoba fizyczna, która dodatkowo jeszcze musi spełnić inne warunki, o których będzie mowa niżej.
Działalności nierejestrowanej nie można wykonywać w ramach spółki cywilnej. Działalność nierejestrowana nie może być prowadzona także tam gdzie ustawodawca wymaga posiadania określonych licencji czy koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej.
Trzeba też nadmienić, iż nie każda osoba fizyczna jest uprawniona do prowadzenia działalności nierejestrowanej. Taką możliwość ma wyłącznie osoba fizyczna o pełnej zdolności do czynności prawnych.
Działalność rejestrowana może być natomiast prowadzona przez osobę bezrobotną, w świetle ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy taka osoba, o ile nie osiągnie przychodów w wysokości wyższej niż połowa minimalnego wynagrodzenia ma status osoby bezrobotnej.
Jest również możliwe prowadzenie działalności nieewidencjonowanej przez np. emerytów czy rencistów.
Działalność nierejestrowana
Inne warunki.
Nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu określonego przychodu (będzie o nim mowa w kolejnym punkcie) i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Dla ustawodawcy ważna jest działalność gospodarcza, a nie sam wpis do CEIDG. Oznacza to, że działalność gospodarcza prowadzona w tzw. szarej strefie będzie wykluczać możliwość prowadzenia działalności nieewidencjonowanej.
Prowadzenie działalności nierejestrowanej jest prawem, a nie obowiązkiem osoby fizycznej.
Działalność nierejestrowana nie stanowi działalności gospodarczej, a zatem osoba fizyczna, która podejmuje się prowadzenia działalności nieewidencjonowanej nie jest przedsiębiorcą, a co się z tym wiąże nie ma obowiązku zarejestrowania się w CEIDG.
Działalność nierejestrowana musi wypełniać znamiona działalności gospodarczej, a więc być działalnością zarobkową wykonywaną we własnym imieniu w sposób zorganizowany i ciągły. Trzeba jednak podkreślić w tym miejscu, że prowadzenie działalności nierejestrowanej nie jest w żaden sposób limitowane czasowo tj. można ją prowadzić miesiąc, dwa, rok i dłużej o ile tylko nie zostanie przekroczony limit przychodów.
Limit przychodu
Ostatnim ważnym warunkiem uznania, że wykonywana działalność to nie działalność gospodarcza, a działalności nierejestrowana jest wspomniany limit przychodu. Obecnie, przychód należny z tej działalności nie może przekraczać w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia brutto. W bieżącym czyli 2025 r. limit przychodów wynosi zatem 3.499,50 zł, przy czym od 2026 r. limit przychodów ulegnie zmianie.
Jeżeli limit przychodu zostanie w którymkolwiek z miesięcy przekroczony, będziemy mogli mówić już tylko o działalności regulowanej.
Warto pamiętać, że art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorcy mówi o przychodzie należnym z działalności nierejestrowanej, a nie o przychodach faktycznie otrzymanych, Za przychody należne rozumie się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. Jeżeli zatem dana osoba wykonana np. jakąś usługę, za którą ma prawo domagać się wynagrodzenia w danym miesiącu, to pomimo tego, że wynagrodzenia tego nie otrzymała musi uwzględnić je w limicie przychodów.
Opodatkowanie działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana jest opodatkowana. Osoba prowadząca nie płaci co prawda zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku podatkowego, ale dochody z niej rozlicza w ramach deklaracji PIT-36 w zeznaniu rocznym. Działalność rejestrowana opodatkowana jest skalą podatkową. Od przychodu z działalności nierejestrowanej można odliczać koszty związane z ich uzyskaniem, czyli zaliczyć wydatki na poczet kosztów uzyskania przychodu.
Na gruncie podatku dochodowego przychody z działalności nierejestrowanej są traktowane jako przychody z innych źródeł.
Niezależnie od podatku dochodowego należy pamiętać o podatku VAT, w przypadku którego istnienie odrębna definicja działalności gospodarczej i tym samym podatnika VAT. Trzeba wiedzieć, iż w przypadku prowadzenia działalności nieewidencjonowanej osoba ją prowadząca jest co do zasady podatnikiem VAT (patrz interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24.9.2018 r., 0111-KDIB3-3.4018.5.2018.2.MS).
Działalność nierejestrowana wysokość podatku
Tak, jak wyżej wspomniałam, dochody z działalności nierejestrowanej podlegają opodatkowaniu skalą podatkową. Po pierwsze oznacza to, że opodatkowujemy dochód czyli osiągnięty przychód minus koszty. Podatek zależny jest od wysokości naszych rocznych dochodów opodatkowanych według skali podatkowej i wynosi on 12% dla dochodów do 120 000 zł, 32% dla nadwyżki ponad 120 000 zł.
Działalność nierejestrowana a ZUS
Bardzo często pojawia się pytanie jak wygląda kwestia: działalność nierejestrowana a ZUS. Otóż, ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie wymienia osób prowadzących działalność nierejestrowaną jako podlegających obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu i rentowemu. Brak składek ZUS oznacza, że przy braku innych tytułów ubezpieczeniowych osoba uzyskująca przychody wyłącznie z takiej działalności nie będzie miała prawa do zasiłków chorobowego czy macierzyńskiego. Działalność nierejestrowana zatem z jednej strony ma tą zaletę, że nie wiąże się z opłacaniem wysokich składek ZUS, z drugiej jednak nie daje osobie prowadzącej prawa do tych świadczeń, które przysługiwałyby jej gdyby prowadziła działalność gospodarczą, o czym trzeba pamiętać. Natomiast ZUS do tej pory wskazywał, że dotyczy to tylko sprzedaży, natomiast jeżeli osoba prowadząca taką działalność świadczy usługi, to powinny być one oskładkowane na zasadach właściwych dla zlecenia. Obecnie się z tego stanowiska wycofuje.
Działalność gospodarcza
Jeżeli działalność nierejestrowana wygeneruje przychód w danym miesiącu przekraczający obowiązujący limit, o jakim była mowa wyżej, to działalność ta staje się działalnością gospodarczą, począwszy od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie tej wysokości, a osoba wykonująca tę działalność ma obowiązek złożyć wniosek o wpis do CEIDG w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie tej wysokości. W rezultacie złożenia wniosku o wpis do CEIDG działalność uprzednio nierejestrowana staje się działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. Działalność gospodarcza wiąże się też z tym, że będzie trzeba dokonać zgłoszeń do urzędu skarbowego, ZUS, do urzędu statystycznego.
Automatycznie przekroczenie limitu przychodów spowoduje, że w zakresie opodatkowania znajdą rozwiązania przyjęte na gruncie prawa podatkowego, tj. określone w art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Jak prowadzić ewidencję w działalności nierejestrowanej?
Działalność nierejestrowana nie wymaga prowadzenia skomplikowanej księgowości. Wystarczające jest jedynie prowadzenie rejestru sprzedaży w sposób uproszczony, aby możliwe było ustalenie czy nie doszło do przekroczenia limitu przychodów. Nie ma specjalnych wymogów co do takiej ewidencji, ma ona charakter uproszczony i może być prowadzona w zwykłym zeszycie. Ewidencja przychodów może mieć formę papierową lub elektroniczną czyli np. stanowić plik Exel.
Działalność nierejestrowana a obowiązek posiadania kasy fiskalnej
Trzeba też pamiętać, iż działalność nierejestrowana może się wiązać z koniecznością posiadania kasy fiskalnej jeżeli przepisy rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących nie będą mieć zastosowania. Przykładowo osoba, która dokonuje dostawy perfum czy części do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli) winna ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej. Podobnie świadczenie usług kosmetycznych czy kosmetologicznych ewidencjonować na kasie fiskalnej bez względu na wielkość obrotu z tytułu tych usług.
Dobrą wiadomością jest w takiej sytuacji to, że jeżeli podatnik, prowadzący działalność nierejestrowaną zakupi kasę fiskalną przed rozpoczęciem sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, będzie mógł skorzystać z ulgi na zakup kasy.
Jak Państwo mogli się przekonać, działalność nierejestrowana nie zawsze i nie przez każdy podmiot może być prowadzona, wymagane jest bowiem spełnienie określonych wymogów na samym wstępie, ale też kontrolowanie wysokości przychodów. Jeżeli jednak limit przychodów rzeczywiście zostanie podniesiony to wiele osób ta forma aktywności zawodowej może zainteresować, stąd też działalność nierejestrowania stała się tematem niniejszego wpisu.
