Odpowiedzialność materialna pracownika – wszystko co musisz o niej wiedzieć!

Kodeks pracy reguluje, na odrębnych zasadach, odpowiedzialność majątkową pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy. O odpowiedzialności tej mówi się jako o odpowiedzialności materialnej. Ustawodawca inaczej określił odpowiedzialność materialną pracowników niż ma to miejsce w innych przypadkach, uregulowanych Kodeksem cywilnym. Odpowiedzialność materialna pracowników jest co prawda ukształtowana korzystniej ale tylko wówczas gdy szkoda jest następstwem działania lub zaniechania pracownika w ramach wykonywanych obowiązków wynikających z umowy o pracę, a nie przy okazji wykonywania obowiązków.

Rodzaje odpowiedzialności materialnej pracownika

Myśląc o odpowiedzialności materialnej pracowników możemy mieć na uwadze zarówno odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy, jak i odpowiedzialność za tzw. mienie powierzone. W przypadku odpowiedzialności za szkodę możemy mówić o odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną z winy nieumyślnej bądź winy nieumyślnej. Ilekroć natomiast mamy na uwadze tę drugą odpowiedzialność myślimy o odpowiedzialności za szkodę powstałą wskutek niewyliczenia się pracownika z mienia powierzonego z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się.
Oba te rodzaje odpowiedzialności materialnej pracownika omówię Państwu poniżej.

Odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy

Zasadą jest, że pracownicy ponoszą odpowiedzialność za szkody wyrządzone pracodawcy. Aby pracodawca mógł dochodzić od pracownika odszkodowania za powstały uszczerbek musi wykazać, przede wszystkim, że powstała szkoda była konsekwencją niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 stycznia 2020 r., II PK 228/18 nie jest natomiast możliwe przypisywanie pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku samodzielnym wyłącznej odpowiedzialności za szkodę mieszczącą się w ryzyku gospodarczym pracodawcy.Ciężar dowodu w zakresie wysokości poniesionej szkody i okoliczności uzasadniających odpowiedzialność materialną pracownika spoczywa na pracodawcy, zgodnie z art. 116 Kodeksu pracy.

Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi

Inaczej i bardziej rygorystycznie ukształtowana została odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikom z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy w takiej sytuacji pracownik odpowiada za szkodę w pełnej wysokości i to na pracowniku spoczywa ciężar dowodu, że szkoda wynikła nie z jego winy. Aby mówić o odpowiedzialności pracownika z tego tytułu musi mieć miejsce faktyczne przekazanie pracownikowi pieczy nad konkretnymi składnikami majątkowymi. Pracownik musi móc takim mieniem dysponować i mieć możliwość zabezpieczenia go przed dostępem osób nieupoważnionych. Nie wystarczy samo zawarcie umowy o odpowiedzialności materialnej z pracownikiem, ważna jest rzeczywiste władztwo nad powierzonym mieniem. Do tej odpowiedzialności jeszcze w dalszej części artykułu wrócę.

Pełna odpowiedzialność za umyślną szkodę

Odnosząc się zaś do odpowiedzialności za wyrządzoną pracodawcy szkodę muszę wyjaśniać, iż w przypadku wyrządzenia przez pracownika szkody z winy umyślnej ponosi on odpowiedzialność w pełnej wysokości. Wynika to wprost z art. 122 Kodeksu pracy. Wina umyślna oznacza popełnienie czynu zarówno z zamiarem bezpośrednim, jak i ewentualnym. Bardzo często z winą taką mamy do czynienia w przypadku alkoholu. Już od dawna w orzecznictwie przyjmuje się, że np. kierowca prowadzący auto w stanie nietrzeźwości obejmuje następstwa swego czynu zamiarem ewentualnym i w związku z tym jego odpowiedzialność odszkodowawcza za uszkodzenie samochodu należącego do zakładu pracy oparta jest na art. 122 Kodeksu pracy (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 lipca 1977 r., IV PR 167/77). Tak więc poza tym, że z takim pracownikiem można rozwiązać umowę o pracę, można go także pozwać o zapłatę odszkodowania. Odpowiedzialność za szkodę w pełnej wysokości oznacza, że:

• pracownik odpowiada nie tylko za rzeczywistą stratę, ale i za utracone korzyści,
• wysokość odszkodowania zawsze odpowiada wysokości szkody – nie jest więc ograniczona do jakiejś wartości, oraz
• niedopuszczalne jest zastosowanie obniżenia odszkodowania na podstawie art. 121 Kodeksu pracy.

Odpowiedzialność za nieumyślną szkodę

W przypadku gdy pracownik wyrządził szkodę z winy nieumyślnej ustawodawca przewidział zupełnie inne zasady. Mianowicie odszkodowanie jest ograniczone do kwoty 3-miesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Licząc odszkodowanie ustalamy je według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop, bez uwzględnienia zmian w warunkach wynagradzania lub wysokości składników wynagrodzenia wprowadzonych po dniu wyrządzenia szkody. Nie ustalamy zatem odszkodowania, jak to ma miejsce na gruncie Kodeksu cywilnego, według cen z daty ustalenia odszkodowania.

Jakie są warunki powstania odpowiedzialności materialnej?

Aby mówić o powstaniu odpowiedzialności materialnej za wyrządzoną szkodę, poza wyrządzeniem szkody, musi istnieć zatem także bezprawność jak chociażby naruszenie przez pracownika zakazu konkurencji zawartego w umowie o pracę, pracownik musi ponosić winę (umyślną lub nieumyślną) i musi zaistnieć związek przyczynowy pomiędzy naruszeniem obowiązków (działaniem lub zaniechaniem) a powstaniem szkody (normalne następstwa działania czy zaniechania).

Z kolei warunkiem ustanowienia odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone jest prawidłowe powierzenie mienia pracownikom, którzy mają być objęci tą odpowiedzialnością. Mam tu na myśli albo zawarcie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej albo zawiadomienie na piśmie pracownika o objęciu go taką odpowiedzialnością oraz o prawidłowe powierzenie mu tegoż mienia.

Szkoda wynikająca z niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków

Odpowiedzialność materialna pracowników powstaje już z chwilą nawiązania stosunku pracy. Dla jej powstania nie ma konieczności zawierania dodatkowej umowy z pracownikiem. Jeżeli pracownik swoim działaniem lub zaniechaniem wynikającym z umowy o pracę czy z regulacji kodeksowych wyrządzi pracodawcy szkodę jest następnie zobowiązany do jej naprawienia. Ustawodawca nie ograniczył odpowiedzialności do określonych stanowisk czy czynności, może ją zatem ponieść tak główny księgowy, dyrektor, jak i pracownik fizyczny czy biurowy. Istotne jest zaś to, że jeśli szkoda została wyrządzona przez pracownika osobie trzeciej, to niestety ale obowiązany do jej pokrycia jest wyłącznie pracodawca. Dopiero gdy pracodawca naprawi tę szkodę będzie uprawniony do dochodzenia zwrotu od pracownika.

Z punktu widzenia interesów pracownika trzeba z kolei pamiętać, iż Kodeks pracy dopuszcza obniżenie wysokości odszkodowania należnego od pracownika na mocy ugody zawartej między stronami stosunku pracy.

Domniemanie winy pracownika

W niektórych przypadku będziemy mieć do czynienia z domniemaniem winy pracownika, a w innym odwrotnie. Zasada domniemanej winy pracownika za zaistniałą szkodę obowiązuje przy zastosowaniu odpowiedzialności za powierzone mienie, wówczas pracodawca jest zwolniony z obowiązku dowodzenia, że szkoda powstała z winy pracownika. Pracownik może się natomiast zwolnić od odpowiedzialności za szkodę powstałą w powierzonym mu mieniu jedynie wówczas, gdy wykaże, że powstała ona z przyczyn od niego niezależnych. Z kolei w przypadku odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną poprzez niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych pracodawca powinien zatem udowodnić pracownikowi niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych, winę, powstanie szkody oraz normalny związek przyczynowy pomiędzy niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków pracowniczych a powstałą szkodą.

Warunki zabezpieczenia mienia

Pracownik odpowiada za mienie powierzone tylko wtedy, gdy ma nad tym mieniem pieczę i bezpośredni nadzór. Oznacza to, że niezapewnienie przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia niweczy odpowiedzialność pracownika. Przykładowo nie można mówić o odpowiedzialności magazyniera za powierzony mu towar w sytuacji, gdy dostęp do pomieszczenia za pomocą innego kompletu kluczy nie jest kontrolowany przez pracownika, a pracodawca udostępnia te klucze wszystkim pracownikom.

Jakie są prawa i obowiązki pracodawcy?

Najkrócej mówiąc pracodawca ma prawo żądać odszkodowania za wyrządzoną mu szkodę albo na skutek braku zwrotu powierzonego mienia ale ma też obowiązek zabezpieczenia mienia powierzonego do wyliczenia się czy w przypadku pierwszej z wymienionych odpowiedzialności obowiązek wykazania istnienia podstaw odpowiedzialności pracownika.

Obowiązek wykazania odpowiedzialności pracownika

W przypadku odpowiedzialności za szkodę, zgodnie z brzmieniem art. 116 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody. Nie ma konieczności dowodzenia tych okoliczności przy pomocy dokumentów. Mogą być one wykazane przy pomocy wszelkich środków dowodowych, których wiarygodność i moc dowodową sąd ocenia według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważania zebranego materiału (zob. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2009 r. w sprawie III PK 15/09).

Możliwość żądania odszkodowania

Pracodawca ma możliwość żądania odszkodowania gdy pracownik wyrządził mu szkodę wskutek naruszenia obowiązków pracowniczych. Proszę pamiętać, iż to wina decyduje o wysokości i zakresie obowiązku odszkodowawczego. Tym niemniej pracownik ponosi odpowiedzialność majątkową w przypadku winy nieumyślnej i umyślnej i w każdym z tych przypadków pracodawca ma możliwość żądania odszkodowania.

Jakie są konsekwencje odpowiedzialności materialnej?

Oczywiście z odpowiedzialnością materialną pracownika wiążą się też określone konsekwencje. Poniżej skupię się na tych skutkach prawnych, które wynikają z powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się.

Potrącenie z wynagrodzenia

Potrącenie np. stwierdzonych w magazynie niedoborów nie zostało wymienione w katalogu potrąceń obowiązkowych o jakich mowa w art. 87 Kodeksu pracy. Wobec tego potrącenie z wynagrodzenia pracowników będzie możliwe jedynie za ich zgodą wyrażoną na piśmie i z zachowaniem kwoty wolnej od potrąceń z tytułu należności na rzecz pracodawcy. Jeżeli zaś pracodawca nie uzyska takiej zgody, może dochodzić swoich roszczeń w postępowaniu sądowym.

Zadośćuczynienie dla pracodawcy

Zadośćuczynienie za szkodę niemajątkową tzw. krzywdę nie zostało przewidziane w Kodeksie pracy i to zarówno wówczas, gdy doszło do wyrządzenia szkody nienależytym wykonaniem przez pracownika obowiązków, jak i pracownik np. nie zwrócił powierzonego mienia.

Wspólna odpowiedzialność materialna

W sytuacji, w której nie jest możliwe powierzenie mienia z obowiązkiem wyliczenia się każdemu z pracowników z osobna, możliwe jest przyjęcie przez pracowników wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Możliwość taką statuuje art. 125 Kodeksu pracy. Do zaistnienia tej odpowiedzialności konieczne jest zawarcie umowy o współodpowiedzialności materialnej. Umowę tę pracodawca musi zawrzeć ze wszystkimi pracownikami, którzy mają tę odpowiedzialność ponosić. Umowa musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności i powinna określać w jakiej części poszczególni pracownicy odpowiadają za niedobór. Jeżeli tego określenia brak pracownicy ponoszą odpowiedzialność w częściach równych. Ważna jest też liczba pracownik bo pracownicy, mogą przyjąć na podstawie pisemnej umowy zawartej z pracodawcą wspólną odpowiedzialność materialną za szkody spowodowane powstaniem niedoboru w powierzonym im łącznie mieniu, jeżeli liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia, nie przekracza:

• przy pracy na jedną zmianę – 8 osób,
• przy pracy na dwie zmiany – 12 osób,
• przy pracy na trzy zmiany – 16 osób.

Jak pracownik może uniknąć odpowiedzialności materialnej?

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności za szkodę w mieniu powierzonym jeżeli udowodni bądź wykaże z wysokim prawdopodobieństwem, że szkoda powstała na skutek zdarzeń od niego niezależnych ( patrz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 07.03.2001 r., sygn. I PKN 288/00). Najczęściej podstawę do uwolnienia się pracownika od odpowiedzialności będzie stanowiło wykazanie niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Udowodnienie przyczyn niezależnych od pracownika

Ciężar dowodowy spoczywa w tym zakresie na pracowniku. Jak zauważono w judykaturze „Sformułowanie zawarte w art. 124 § 3 k.p. wskazuje jednoznacznie, iż przyjętą zasadą odpowiedzialności jest tu zasada winy domniemanej. Oznacza to, że ciężar udowodnienia istnienia lub braku winy spoczywa nie na pracodawcy, lecz na pracowniku. Zatem do powstania obowiązku naprawienia szkody przez pracownika wystarczy, aby zostało mu powierzone mienie oraz aby w tym mieniu powstała szkoda. Nie trzeba przy tym wykazywać, że pracodawca zapewnił pracownikowi odpowiednie warunki do sprawowania pieczy nad mieniem. Dopiero jeśli pracownik chce się uwolnić od powyższej odpowiedzialności, powinien udowodnić, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych” (tak SA w Krakowie w wyroku z dnia 21.11.12 r., III APa 28/12).