Pożyczka w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością od członka jej zarządu lub wspólnika

Aktualizacja wpisu 08.08.2024

Uchwała o zaciągnięciu pożyczki przez spółkę

Do częstych sytuacji należą te gdy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością doinwestowuje swoją działalność w ramach pożyczek zaciąganych od wspólników czy członków zarządu. Dzieje się tak zwłaszcza obecnie gdy ewentualne zwolnienie spółki od kosztów sądowych wymaga nie tylko wykazania, że spółka nie posiada środków wystarczających na ich zapłatę ale też, że jej wspólnicy nie mają dostatecznych środków na udzielenie spółce pożyczki. Pożyczka od udziałowca jest na tyle często spotykana, że warto o tej instytucji wiedzieć więcej.

Poniżej omówione zostaną podstawowe zagadnienia związane z zaciąganiem przez spółkę z o.o. pożyczek.

Co to jest uchwała o zaciągnięciu pożyczki?

Wyjaśnienia tematu pożyczki od wspólnika dla spółki należy zacząć od tego co to jest uchwała o zaciągnięciu pożyczki. Wiele osób bowiem nie wie, że do ważnego i skutecznego zawarcia umowy potrzebna jest czasem uchwała. Będzie tak wtedy jeżeli umowa pożyczki będzie zawierana z udziałowcem będącym członkiem zarządu spółki. Kodeks spółek handlowych wymaga udzielenia przez zgromadzenie wspólników zgody na zawarcie umowy pożyczki spółki z członkiem jej zarządu.

Podstawy prawne uchwały

Oczywistym jest, że członek zarządu dokonujący takiej czynności prawnej jak zawarcie umowy pożyczki, gdyby nie podlegał żadnej kontroli, mógłby uzyskać dla siebie niewspółmierne korzyści od spółki. W tym celu właśnie ustawodawca wprowadził do ustawy art. 15 § 1, który to przepis stanowi, że zawarcie przez spółkę kapitałową umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób, wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej. Warto zwrócić uwagę, że przepis ten wprowadza zasadę, że inne rozwiązanie będzie możliwe jedynie wówczas gdy przesądzono o nim w ustawie. Nie jest możliwe natomiast odmienne uregulowanie tej kwestii w umowie spółki.

Konsekwencje braku stosownej uchwały zgromadzenia wspólników na zawarcie umowy są dość restrykcyjne, jako że brak ten skutkuje nieważnością umowy pożyczki. Stosownie bowiem do treści art. 17 § 1 kodeksu spółek handlowych jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna. Jednakże warto mieć na uwadze fakt, że zgoda może być wyrażona zarówno przed złożeniem oświadczenia woli przez spółkę, jak i w ciągu dwóch miesięcy od jego złożenia. W tym drugim przypadku potwierdzenie umowy pożyczki miałoby moc wsteczną od chwili zawarcia umowy.

Rola organów spółki w procesie zaciągania pożyczki

Jak Państwo dostrzegliście na podstawie wyżej wskazanych informacji aby wspólnik mógł zawrzeć ze spółką umowę pożyczki potrzebne jest działanie nie tylko samych stron umowy pożyczki ale i organów samej spółki.

Rola zarządu

Jeżeli umowa pożyczki jest zawierana przez spółkę i jej wspólnika, który nie jest członkiem zarządu to przy zawarciu umowy reprezentuje spółkę zarząd w myśl ogólnej reguły, że zarząd jest tym organem, który prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje na zewnątrz. Jeżeli jednak umowa ma zostać zawarta ze wspólnikiem będącym członkiem zarządu to sprawa jest nieco bardziej skomplikowana, a mianowicie zarząd nie będzie mógł reprezentować spółki, za którą umowę podpisze albo reprezentant rady nadzorczej albo pełnomocnik spółki.

Rola walnego zgromadzenia

Walne zgromadzenie w spółce akcyjnej i zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. pełnią istotą rolę w zawarciu umowy pożyczki ze wspólnikiem – będącym członkiem zarządu. Umowa zawarta bez zgody tych organów będzie bowiem nieważna. Ponadto nie możemy zapominać, że ustawa kodeks spółek handlowych wymaga wówczas aby spółka była reprezentowana przez radę nadzorczą albo pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. Tak więc i w tym zakresie konieczna jest uchwała wspólników ustanawiająca pełnomocnika jeżeli w spółce nie została powołana rada nadzorcza.

Procedura zaciągnięcia pożyczki przez spółkę

Zanim dojdzie do podpisania samej umowy konieczne będzie podjęcie pewnych działań, zwłaszcza jeżeli pożyczkodawcą jest członek zarządu będący jej wspólnikiem, o czym była mowa już wyżej. Wyjątek zachodzi wówczas gdy jedyny wspólnik spółki jest zarazem jedynym członkiem zarządu. W takiej sytuacji ustawodawca nie wymaga uchwały zgromadzenia, w zamian zaś statuuje wymóg aby czynność prawna między tym wspólnikiem/członkiem zarządu a reprezentowaną przez niego spółką zawarta została w formie aktu notarialnego, o podpisaniu którego notariusz zobowiązany jest każdorazowo zawiadomić sąd rejestrowy.

Także i w tym przypadku brak stosownej uchwały skutkuje nieważnością umowy pożyczki (patrz wyrok Sądu Najwyższego z dnia 18 grudnia 2019 roku, sygn.akt I PK 204/18). O ile jednak do skutków naruszenia art. 15 kodeksu spółek handlowych należy stosować art. 17 tejże ustawy, to w przypadku niezachowania warunków omawianych powyżej nieważność wynikać będzie z treści art. 58 § 1 kodeksu cywilnego.

Wprowadzając wymóg odpowiedniej reprezentacji spółki ustawodawca zdecydował tym samym o ochronie jej interesów, a pośrednio także jej wspólników i wierzycieli na wypadek konfliktu interesów, który może ujawnić się w sytuacji gdy członek zarządu zawiera umowę “z samym sobą”.

Wymagane dokumenty i formalności

Zdecydowanie mniejsza ilość restrykcji towarzyszy zawarciu umowy pożyczki pomiędzy umową z ograniczoną odpowiedzialnością a jej wspólnikiem. Pożyczka udziałowca dla spółki z o.o. może być dokonana bardziej swobodnie. W kodeksie spółek handlowych nie znajdziemy wymogu uzyskania wcześniejszej zgody ze strony organu spółki. Jedyne obostrzenie dotyczy umowy pożyczki zawieranej przez jedynego wspólnika, który dodatkowo jest też członkiem zarządu spółki. Wówczas, o czym wyżej już nadmieniłam, art. 210 § 2 ustawy wymaga zachowania formy aktu notarialnego przy czym obowiązku zachowania tej formy nie stosuje się do czynności prawnej dokonywanej przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym.

Może jednak zdarzyć się tak, że wcześniejsza uchwała wspólników będzie jednak wymagana. Przykładowo, jeżeli w umowie brak jest rozwiązań odmiennych, pożyczka w kwocie przekraczającej dwukrotność kapitału zakładowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być zawarta tylko wówczas gdy wspólnicy wyrażą na jej zawarcie zgodę w formie uchwały. Innym przykład będzie zawarcie umowy pożyczki o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego, wówczas też, co do zasady, konieczne będzie podjęcie uchwały wspólników.

W każdym razie poza umową pożyczki, która – jeżeli przekracza kwotę 1000 zł winna być zawarta w formie dokumentowej – najlepiej na piśmie – potrzebna będzie albo uchwała zgromadzenia wspólników/walnego zgromadzenia plus uchwała powołując pełnomocnika albo uchwała zarządu bo umowa pożyczki będzie raczej zawsze czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu.

Kroki do podjęcia uchwały na walnym zgromadzeniu

Jeżeli konieczne będzie podjęcie uchwały na tzw. walnym to po pierwsze musimy je zwołać w formie zazwyczaj nadzwyczajnego walnego zgromadzenia chyba, że wspólnicy znajdują się w jednym miejscu i wyrażą zgodę na odbycie posiedzenia bez jego formalnego zwołania i oznaczyć, że w porządku obrad znajdzie się punkt dotyczący udzielenia zgody na zawarcie pożyczki i ewentualnie powołania pełnomocnika do zawarcia tejże umowy.

Przykłady uchwał o zaciągnięciu pożyczki

Jak już wyżej wyjaśniłam uchwały mogą się różnić – w zależności choćby od tego kto jest pożyczkodawcą. Inna będzie jeżeli pożyczka będzie zawierana ze wspólnikiem niebędącym członkiem zarządu, a inna gdy jest on członkiem zarządu. Poniżej zaprezentuję wzór takiej uchwały.

Wzór uchwały

Poza samym formalnym spełnieniem omówionych wyżej warunków dla ważności i skuteczności umowy pożyczki zawartej przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością ważna jest także właściwa treść wymaganych uchwał. Uchwały te nie powinny być w żadnym razie blankietowe, a wręcz przeciwnie powinny odzwierciedlać warunki umowy mającej podlegać zawarciu. Przykładowo uchwała taka może brzmieć następująco:

UCHWAŁA nr 7/2024
z dnia 19 lipca 2024 r.
Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników ABC Sp. z o.o.
w przedmiocie wyrażenia zgody na zawarcie umowy pożyczki

§ 1
Nadzwyczajnego Zgromadzenie Wspólników wyraża zgodę na zawarcie przez spółkę umowy pożyczki z Panem Janem Kowalskim na kwotę 60.000 zł (słownie: sześćdziesiąt tysięcy złotych) oprocentowanej 5 % w skali roku z terminem spłaty do dnia 31.12.2024 r.

§ 2
Wykonanie niniejszej uchwały powierzyć zarządowi spółki.
§ 3
Uchwała wchodzi w życie z dniem jej podjęcia.

Studium przypadku: Realne przykłady zaciągnięcia pożyczki przez spółki

Do zawierania takich umów dochodzi często. Wyobraźcie sobie Państwo, iż w spółce należy kupić niezbędny surowiec, którego koszty drastycznie wzrosły w związku z czym spółka nie posiada pieniędzy na ich zakup. Jednym ze wspólników jest osoba prawna, która dysponuje wolnymi finansowymi i udziela spółce pożyczki. Inny przypadek z życia wzięty, spółka przegrywa proces i musi wnieść apelację. Wartość przedmiotu zaskarżania jest wysoka i spółka nie posiada funduszu na zapłatę opłaty od apelacji. Spółka nie zostanie zwolniona od kosztów bo zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych spółka handlowa powinna wykazać także, że jej wspólnicy albo akcjonariusze nie mają dostatecznych środków na zwiększenie majątku spółki lub udzielenie spółce pożyczki. Spółka musi pożyczyć pieniądze od wspólnika.

Takie przypadki mogłabym Państwu mnożyć.

Korzyści i ryzyka związane z zaciągnięciem pożyczki przez spółkę

Pożyczka udzielona przez wspólnika spółce z o.o. w aspekcie podatkowym nie jest przedmiotem niniejszego wpisu ale jeżeli o korzyściach mowa nie mogę tego pominąć. O ile co do zasady pożyczki podlegają opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych, a co się z tym wiąże deklaracja PCC-3 musi być złożona do urzędu skarbowego, a podatek zapłacony, to w przypadku pożyczki od wspólnika rozwiązania są bardzo korzystne. Mianowicie, art. 9 pkt 10 lit. i ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych stanowi, że pożyczki udzielane przez wspólnika są zwolnione z podatku PCC. Co więcej, art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy o VAT stanowi, że usługi pośrednictwa finansowego mogą być zwolnione z VAT, ale tę kwestię omówię Państwu przy innej okazji.

Korzyści finansowe i operacyjne

Korzyścią finansową na pewno jest brak obowiązku podatkowego w zakresie podatku od czynności cywilnoprawnych ale nie jest ona jedyna. Pożyczka pozwala bowiem pozyskać środki od podmiotu, który z założenia działać ma dla dobra spółki. Jeżeli zatem zajdzie ryzyko braku spłaty pożyczki łatwiej będzie aneksować umowę i termin ten wydłużyć. Na pewno jest to także korzystne z tego względu, że spółka może pozyskać środki na dany cel operacyjny szybciej i łatwiej niż w przypadku innych dostępnych form dokapitalizowania spółki.

Potencjalne ryzyka i zagrożenia

Jak w każdym przypadku korzystania z czyichś środków istnieje zagrożenie braku zwrotu pożyczonej kwoty wraz z oprocentowaniem na czas. Wtedy pojawia się konieczność zapłaty dodatkowo odsetek za opóźnienie, często maksymalnych, a także kosztów procesu. Pewne zagrożenie pojawia się też ze strony organów podatkowych ponieważ spółka i wspólnik są podmiotami powiązanymi więc wszystkie transakcje muszą odbyć się na warunkach rynkowych, a zatem fiskus może się takim czynnościom szczególnie przyglądać i badać warunki, na jakich je zawarto.