Zamknięcie działalności gospodarczej – o czym trzeba pamiętać?

Aktualizacja wpisu 08.08.2024

Zamknięcie działalności gospodarczej, mówiąc potocznie, na pewno nie jest decyzją łatwą, ale czasem uzasadnioną ze względów ekonomicznych, zdrowotnych czy jakichkolwiek innych. Nie wystarczy jednak dokonać samego wyrejestrowania działalności, potrzebne jest podjęcie także innych działań, których zakres zależy oczywiście od rodzaju działalności.
Poniżej znajdziecie Państwo krótki przewodnik w tym zakresie.

Powody zamknięcia działalności gospodarczej

Nie sposób skatalogować powodów zamknięcia prowadzonej działalności gospodarczej. One mogą być różnorakie w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, osoby przedsiębiorcy itd. Przeważają na pewno względy ekonomiczne bo jeżeli działalność nie jest zyskowna i brak w najbliższej perspektywie finansowej szans na poprawę tej sytuacji to raczej zdroworozsądkowy człowiek albo się zupełnie przebranżowi albo zamknie działalność. Czasem wpływ na taką decyzję ma sytuacja zdrowotna bądź nieszczęśliwy wypadek.

Sytuacje finansowe

Ostatnio wiele osób zdecydowało się zakończyć prowadzenia działalności gospodarczej z uwagi na aspekty finansowe. Zdecydowany wzrost minimalnego wynagrodzenia spowodował, iż drobni przedsiębiorcy nie byli w stanie ponieść tych kosztów. Wraz ze wzrostem wynagrodzenia rosną bowiem też składki ZUS i to dość znacząco. Do problemów finansowych przyczyniły się też drastyczne wzrost cen energii i ciepła. Efekt tego był widoczny już w 2023 r. kiedy wielu przedsiębiorców zaczęło mieć problemy z bieżącym regulowaniem zobowiązań.

Zmiany w życiu zawodowym i osobistym

Czasem także sytuacja życiowa osoby prowadzącej JDG przesądza o zakończeniu prowadzenia działalności gospodarczej. Trudno bowiem na przykład wymagać od osoby wykonującej działalność rzemieślniczą jej kontynuowania w sytuacji gdy cierpi na choroby zwyrodnieniowe, które uniemożliwiają normalny ruch, a co dopiero wykonywanie pracy. Zdarzają się przypadki gdzie mikroprzedsiębiorca kształci się, uzyskuje nowy zawód, a w konsekwencji znajduje dobrze płatną pracę.

Procedura zamknięcia działalności gospodarczej

W przypadku działalności gospodarczej należy w terminie 7 dni od daty faktycznego zaprzestania działalności złożyć do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) wniosek o jej wykreślenie (wyrejestrowanie działalności). Precyzyjniej, likwidacja jednoosobowej działalności, gospodarczej wymaga dokonania zgłoszenia za pośrednictwem formularza CEIDG-1.

W przypadku spółki cywilnej zamknięcie działalności może nastąpić indywidualnie jeżeli np. jeden ze wspólników nie chce kontynuować prowadzonej działalności, wówczas drugi wspólnik musi złożyć do CEIDG wniosek o zmianę wpisu – zmianę formy prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli wszyscy wspólnicy nie chcą prowadzić działalności należy do CEIDG złożyć wniosek o wykreślenie.

Likwidacja działalności jest automatycznie przez CEIDG przekazywana dalej do organów takich jak ZUS, GUS i urząd skarbowy. W przypadku np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością konieczna będzie jej likwidacja.

Wymagane dokumenty

Z punktu widzenia formalnoprawnego konieczne będzie uzupełnienie druku, o którym mowa wyżej. Jeżeli prowadzimy na przykład działalność w formie spółki konieczna jest także uchwała o likwidacji tejże spółki.

Kroki formalne

Zamknięcie działalności gospodarczej może nie być wcale rzeczą prostą. Po pierwsze często wiąże się ono ze sprzedażą rzeczy wykorzystywanych w działalności. Pozyskane w ten sposób środki są niekiedy przeznaczane na realizację kolejnego kroku czyli spłatę wierzycieli. Kolejną kwestią jest odzyskania należnych nam wierzytelności od swoich dłużników, a dopiero wówczas faktyczne wyrejestrowanie działalności z CEiDG. Konieczne będzie także sprostanie wielu obowiązkom podatkowym, o których mowa będzie niżej.

Terminy i obowiązki podatkowe

Przedsiębiorca chcący zakończyć prowadzenie działalności gospodarczej ma bardzo długą listę formalności podatkowych do załatwienia. Dla ułatwienia postaram się wypunktować poniżej jakie czynności po stronie podatnika powoduje likwidacja działalności gospodarczej z perspektywy obowiązków podatników poszczególnych podatków.

Likwidacja działalności gospodarczej a VAT:
Na podatnikach podatku VAT ciążą dodatkowe obowiązki jeżeli ma miejsce likwidacja działalności. Mianowicie konieczne jest wówczas sporządzenie spisu z natury towarów na dzień, w którym następuje zamknięcie działalności jeżeli podatnicy przy zakupie tych towarów mieli prawo do odliczenia podatku VAT. Poza tym zakończenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem złożenia formularza VAT-Z w terminie 7 dni, od tego dnia czyli od zaprzestania wykonywania działalności.
Co więcej, informacja o sporządzonym remanencie VAT musi być dołączona do ostatniego pliku JPK V7M lub JPK V7K.

Likwidacja działalności a PIT:
Ustawa wymaga, aby zamknięcie działalności gospodarczej było uwieńczone sporządzeniem wykazu majątku na dzień likwidacji działalności gospodarczej. Wykaz ten może być w przyszłości podstawą ustalenia dochodu, jeśli składniki nim objęte zostaną sprzedane. Proszę bowiem pamiętać, iż likwidacja jednoosobowej działalności gospodarczej ma co prawda ten skutek, że majątek, do tej pory firmowy staje się majątkiem prywatnym, ale jeżeli jego sprzedaż następuje przed upływem 6 lat od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym miała miejsce likwidacja działalności, to sprzedaż ta będzie opodatkowana podatkiem dochodowym. Przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie spółki taki wykaz majątku muszą sporządzić na dzień wystąpienia wspólnika ze spółki jeżeli z takim zdarzeniem mają do czynienia.

Likwidacja działalności a podatek akcyzowy:
Likwidacja działalności może się wiązać także ze zgłoszeniem tego faktu naczelnikowi urzędu skarbowego jeżeli podatnik prowadzi działalność w zakresie podatku akcyzowego. Podatnik ma wówczas obowiązek złożenia stosownego zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia zaprzestania takiej działalności.

Likwidacja firmy a podatek od nieruchomości:
Zakończenie działalności gospodarczej może prowadzić także do obniżenia kwoty podatku od nieruchomości, jeżeli podatnik wykorzystywał nieruchomość w prowadzonej działalności. Zważywszy na stawki podatku, które dla nieruchomości wykorzystywanych dla celów działalności podatkowej są wyższe, doprowadzi to do zmniejszenia wysokości tegoż podatku. Pierwszym krokiem do tego musi być jednak wyrejestrowanie firmy z CEIDG.

Zamknięcie działalności gospodarczej a kasa fiskalna:
Zamknięcie działalności wiąże się z trwałym zaprzestaniem ewidencjonowania kwot obrotu przy pomocy kasy rejestrującej. Zakończenie pracy kasy wymaga odczytania zawartości pamięci kasy fiskalnej. Poza tym likwidacja działalności gospodarczej może skutkować zwrotem ulgi, albowiem w myśl obowiązujących przepisów podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących, w przypadku, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestaną ich używania lub nie dokonują w obowiązującym terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis.
Dodatkowo zamknięcie działalności gospodarczej winno skutkować zamknięciem konta firmowego.

Konsekwencje zamknięcia działalności gospodarczej

Zakończenie prowadzonej działalności gospodarczej wiąże się z konsekwencjami na wielu płaszczyznach. Nie wystarczy bowiem złożyć druku i zapomnieć o istnieniu firmy. Przedsiębiorcy likwidujący działalność gospodarczą są zobligowani do zakończenia prowadzonej dokumentacji oraz wypełnienia niezbędnych formalności związanych z wyrejestrowaniem w urzędach i instytucjach.

Obowiązki wobec ZUS

Złożenie wniosku do CEIDG  przez jednoosobowego przedsiębiorcę, czyli wyrejestrowanie działalności powoduje, że ZUS automatycznie sporządzi niezbędne formularze i wyrejestruje go jako płatnika składek. Chodzi tutaj o druk ZUS ZWPA sporządzany na podstawie złożonego formularza CEIDG-1Pracowników natomiast należy samodzielnie wyrejestrować w terminie 7 dni. Formularz ZUS ZWUA i ZUS ZCNA dotyczące wyrejestrowania z ubezpieczeń należy zgłosić w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku CEIDG-1.

Rozliczenia z kontrahentami

Decydując się na zamknięcie działalności przedsiębiorca powinien rozliczyć się ze swoimi kontrahentami ponieważ wciąż jest on odpowiedzialny za zaciągnięte przez sobie zobowiązania. Likwidacja formy nie uwalania go od konieczności ich uregulowania, o czym należy pamiętać.
Za swoistych kontrahentów należy też uważać własnych pracowników. Likwidacja firmy, w której zatrudnieni są pracownicy, wymaga rozwiązania z nimi stosunków pracy za wypowiedzeniem. Konieczne jest oczywiście wskazanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie im umów o pracę zawartej na czas nieokreślony, nie jest konieczna konsultacja związkowa tej przyczyny wypowiedzenia.
Kodeks pracy przewiduje również jedno szczególne rozwiązanie w sytuacji gdy ma miejsce likwidacja działalności gospodarczej (potocznie zamknięcie działalności gospodarczej), a mianowicie pracodawca może, w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę, skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia. Trzeba też pamiętać, że zamknięcie działalności może być podstawą do wypowiedzenia umowy o pracę pracownikom w wieku przedemerytalnym.

Likwidacja działalności gospodarczej nie zwalnia od obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej. Według obecnie obowiązujących przepisów, pracodawca ma przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania. Tym niemniej, prawo dopuszcza przekazanie jej na przechowywanie podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.
Zakończenie działalności gospodarczej, zobowiązuje pracodawcę do wypełnienia szeregu różnych formalności biorąc pod uwagę iż jest płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne i podatku dochodowego za swoich pracowników, i tak na przykład zamknięcie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem wystawienia informacji PIT-11. W przypadku zatrudnienia nierezydentów, likwidacja działalności gospodarczej nie znosi obowiązku przekazania im informacji IFT-1 / IFT-1R.

Wpływ na historię kredytową

Nie ma się co oszukiwać, że zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej nie wpływa pozytywnie na sytuację kredytową byłego już przedsiębiorcy. Natomiast jeżeli już wcześniej zaciągnęliśmy kredyt, ważne jest abyśmy spłacali go zgodnie z terminem rat, albowiem jakiekolwiek opóźnienia mogą zaważyć na naszej historii kredytowej.

Likwidacja działalności a obowiązki informacyjne:
Jeżeli firma była zgłaszana na przykład w Sanepidzie, gdyż działa na rynku spożywczym, to likwidacja firmy także tego zgłoszenia wymaga. Ustawa o bezpieczeństwie żywności i żywienia wymaga bowiem od takiego podmiotu złożenia państwowemu powiatowemu lub granicznemu inspektorowi sanitarnemu wniosku o wykreślenie zakładu z rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Zamknięcie działalności a PEFRON:
Likwidacja działalności gospodarczej organizatora zakładu aktywności zawodowej powoduje, że środki publiczne otrzymane na utworzenie zakładu, niewykorzystane środki Funduszu oraz niewykorzystane według stanu na dzień likwidacji środki zakładowego funduszu aktywności podlegają niezwłocznie wpłacie do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, stąd też o tym fakcie przedsiębiorca powinien Fundusz poinformować.

Likwidacja działalności a obowiązki księgowe:
W przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) zamknięcie firmy powoduje, iż należy sporządzić spis z natury obejmujący wszystkie towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady, które pozostały na stanie na dzień likwidacji działalności i wpisać do księgi jego wartość. Jest to jednocześnie ostatni wpis w księdze. Spis z natury do celów PIT sporządza się zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów.

Alternatywy dla zamknięcia działalności gospodarczej

Zamknięcie działalności gospodarczej to oczywiście ostateczność. Zawsze sugeruję bardzo dogłębne przeanalizowanie takiej decyzji zwłaszcza, że istnieją alternatywy, z których skorzystanie może okazać się zdecydowanie mniej skomplikowane. Poniżej przedstawię krótko niektóre z nich.

Zawieszenie działalności

Jeżeli występują problemy o charakterze przejściowym to może warto skorzystać z opcji zawieszenia działalności gospodarczej. Mogą to zrobić przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników. Zgodnie z obowiązującymi przepisami można zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do dwóch lat. Zawieszać działalność można wielokrotnie, co też nie jest bez znaczenia.

Przekształcenie formy prawnej

Jeżeli prowadzą Państwo jednoosobową działalność gospodarczą i chcecie na przykład zmienić zasady odpowiedzialności za zobowiązania firmy czy też myślicie o innej formie opodatkowania zasugerowałabym rozważenie możliwości przekształcenia w spółkę z o.o. Cała procedura uregulowana została w kodeksie spółek handlowych. W wyniku takiego przekształcenia spółka jest następcą prawnym jednoosobowego przedsiębiorcy.

Sprzedaż firmy

Kolejna możliwość to sprzedaż firmy, przy czym jest to pewien skrót myślowy. Mówiąc bardziej precyzyjnie jeżeli prowadzicie Państwo jednoosobową działalność gospodarczą możecie sprzedaż rzeczy, które stanowią towary czy też środki trwałe w firmie. Jeżeli prowadzicie działalności w formie handlowej spółki osobowej możecie zbyć posiadany w niej ogół praw i obowiązków. Jeżeli zaś prowadzicie działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to możecie zbyć udziały posiadane w kapitale zakładowym.

Jak Państwo mogli wyżej przeczytać, likwidacja działalności gospodarczej to jednak w niektórych przypadkach dość złożona procedura, a zaniechanie określonych czynności może niestety mieć negatywne konsekwencje.