Koszty reprezentacji firmy i reklamy – jak je kwalifikować?

Ustawy o podatkach dochodowych nie zawierają definicji kosztów ponoszonych z tytułu reprezentacji i reklamy, a przedsiębiorcy często je ponoszą. Od tego czy dany wydatek zakwalifikujemy jako wydatek na reklamę czy na reprezentację wiążą się zaś inne konsekwencje podatkowe. Poniżej je Państwu przybliżę koncentrując się na zapisach ustaw o podatkach dochodowych.

Czym są koszty reprezentacji?

Pomimo braku legalnej definicji pojęcia „koszty reprezentacji” można ją odkodować z orzecznictwa sądów administracyjnych. I tak np. według Naczelnego Sądu Administracyjnego „celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny” (tak wyrok z dnia 17.06.2013 r. w sprawie II FSK 702/11).
Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.

Przykłady kosztów reprezentacyjnych

To czy dany wydatek ma charakter reprezentacyjny czy też nie zależy od okoliczności faktycznych ale wśród takich wydatków wymienia się najczęściej koszty zakupu określonych, bez względu na miejsce zakupu tych usług. Poniżej omówię te często ponoszone.

Prezenty dla kontrahentów i klientów

W ocenie organów podatkowych zakup upominków przekazanych kontrahentom, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie określonego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami, należy do wydatków reprezentacyjnych (tak interpretacje podatkowego Dyrektora KIS z dnia 16.06.2021 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.89.2021.3.PD oraz z 30.04.2020 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.37.2020.4.KS).

Usługi gastronomiczne i noclegowe

Na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych ale nie oznacza to, że każdy tego rodzaju wydatek nie będzie mógł być do kosztów zaliczony. Bo przykładowo impreza, na którą zakupiono jedzenie i alkohol, i która jest elementem strategii marketingowej dotyczącej jakiegoś produktu czy usługi, nie jest związana z reprezentacją, a z reklamą. Każdorazowo zatem należy patrzeć przez pryzmat celu na jaki poniesiono wydatki związane z nabyciem usług gastronomicznych czy noclegowych.

Organizacja konferencji i spotkań biznesowych

Fiskus stoi na stanowisku, że spotkania biznesowe i to obojętnie czy przy kawie, obiedzie lub kolacji – są usługami gastronomicznymi, które odbywają się dla ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia w restauracjach, a zatem odpowiadają pojęciu reprezentacji. Ich celem jest bowiem stworzenie dobrego wizerunku firmy. Podobnie rzecz się ma z targami czy konferencjami.

Koszty reprezentacji a koszty podatkowe

Jak już wspomniałam wyżej, art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ale też art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stanowią, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji.

Dlaczego nie są kosztem uzyskania przychodów?

Trudno tak naprawdę stwierdzić z jakich powodów ustawodawca wyłączył te wydatki z kosztów podatkowych, tym niemniej jednak z mocy przywołanych przepisów przedsiębiorcy nie mogą ich zaliczyć do kosztów działalności firmy.

Interpretacja podatkowa i przepisy

Ponieważ, jak już nadmieniłam, brak jest definicji legalnej pojęcia reprezentacji często wydawane są w tym zakresie interpretacje podatkowe. I tak np. powołując się na pismo Dyrektora KIS z dnia 31.01.2025 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.590.2024.3.DK mogę Państwu przykładowo napisać, że wydatki na spotkania szkoleniowe nie stanowią kosztów reprezentacji ale wydatki poniesione na zorganizowanie dodatkowych atrakcji dla uczestników podczas spotkań szkoleniowych już stanowią wydatki na cele reprezentacyjne. Przepisy art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ale też art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie pozwalają tych drugich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego

Wśród licznych wyroków Naczelnego Sądu Administracyjnego można przytoczyć ten z dnia 15 listopada 2017 r., wydany w sprawie II FSK 2725/15, gdzie sąd stwierdził wydatki na reprezentację to głównie te służące wykreowaniu określonego wizerunku przedsiębiorcy wynikającego z jej ambicji biznesowych, mające na celu zbudowanie odpowiedniej relacji z partnerami handlowymi. Wydatki te nie stanowią niezbędnego warunku przeprowadzenia spotkań oraz przekazania stosownych informacji na temat przedsiębiorcy i jego oferty handlowej oraz usługowej.

Koszty reprezentacyjne a koszty reklamowe

Wielokrotnie już wspominałam i zrobię to ponownie, kosztów reprezentacji przedsiębiorcy nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów ale koszty reklamy już tak bo te spełniają ogólną definicję kosztów uzyskania przychodów.
Definicję wydatków reprezentacyjnych, wypracowaną na kanwie orzecznictwa, już wyżej przywołałam więc teraz uczynię to w odniesieniu do kosztów reklamy i tak przez reklamę rozumie się działania mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego.

Różnice i podobieństwa

Rozróżnienie reprezentacji i reklamy dla potrzeb podatku dochodowego nie jest niestety proste. Przykładowo drobny upominek dla kontrahenta z logo firmy będzie stanowił wydatek na reklamę, a wartościowy upominek będzie już elementem reprezentacji. Tak więc różnica wynikać będzie z wartości, a innym razem z celu na jaki wydatek jest poniesiony. Wydatki na artykuły spożywcze dostępne dla pracowników i współpracowników, które wpływają na atmosferę w pracy, integrację i efektywność, mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, a takie same wydatki ponoszone w ramach spotkań z kontrahentami już niekoniecznie (patrz pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 kwietnia 2025 r., 0111-KDIB2-1.4010.18.2025.2.AG).

Kwalifikacja podatkowa

Aby właściwie zinterpretować czy wydatek został poniesiony w ramach “reprezentacji” czy “reklamy” i tym samym ocenić czy można go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów należy odpowiedzieć sobie na pytanie czy dotyczy on działań zmierzających do kształtowania i rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego czy też do działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Jeżeli służy pierwszemu z wymienionych celów to wówczas nie zaliczamy go do podatkowych kosztów uzyskania przychodów.

Dokumentacja i ewidencja kosztów reprezentacji

Trzeba pamiętać, że pod kątem przepisów ustawy o rachunkowości nie ma ograniczeń w zaliczaniu wydatków na potrzeby reprezentacji do kosztów działalności firmy ale podatkowo – jak wspomniałam – wydatków tych nie księgujemy w koszty. W zależności od rodzaju wydatków księguje się je na koncie „Usługi obce” lub na koncie „Pozostałe koszty rodzajowe”.

Jak prawidłowo dokumentować wydatki na reprezentację?

Mając na uwadze, że art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług stanowi, iż w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, pod warunkiem niewystąpienia przesłanek negatywnych wykluczających prawo do odliczenia wydatki poniesione na koszty reprezentacji winny wynikać z wystawionych podatnikowi faktur VAT. Podatnik może bowiem sobie odliczyć VAT od wydatków, które poniósł na reprezentację firmy.

Księgowanie i rozliczenie kosztów

Zgodnie z tym co wyżej zostało napisane, księgowanie kosztów reprezentacji w koszt rachunkowo jestw pełni dozwolone. Stosownie bowiem do treści art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy o rachunkowości przez koszty i straty rozumie się uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli. Ponadto podatnik ma prawo odliczenia VAT od faktur zakupowych.

Najczęstsze błędy podatkowe związane z kosztami reprezentacji i jak ich unikać?

Przedsiębiorcy mają problem z klasyfikowaniem wydatków jako kosztów reklamacji bądź reklamy i to może stanowić chyba najczęstszy błąd. Niejasność regulacji podatkowych w tym zakresie może również wiązać się niekiedy z nieprawidłową treścią dokumentów księgowych tj. faktur. Brak właściwego ich opisu może powodować trudności z wykazywaniem zasadności wydatku podczas kontroli.